чно спланувати роботу збутового апарату.
4. Паперові документи не можуть містити гіперпосилання. Використання гіпертекстової і гіпермедіа технології в електронних документах істотно підвищує ефективність роботи фахівців з великими і розподіленими документальними базами даних, дозволяючи допомогою гіперпосилань здійснювати перегляд і пошук тематично пов'язаних документів.
5. Спільна робота над паперовим документом здійснюється тільки в режимі послідовного доступу до паперовому документу, тоді як при створенні та обробці електронних документів існує можливість паралельної колективної роботи, тоді як спільна робота над паперовим документом здійснюється тільки в режимі після.
6. Ще одне з технологічних переваг електронних документів розширення середовища їх подання. У електронні документи можна включити такі динамічні об'єкти, як відео та озвучення. Ця можливість має сенс, наприклад, при протоколюванні нарад і конференцій.
У науковій літературі стосовно до електронного документа набув поширення термін В« інтелектуальний документ В». Це поняття використовується, що б підкреслити, що електронний документ не просто комп'ютерне представлення свого попередника, а щось більше, що містить крім статистичної інформації ще покажчики на інші джерела даних. Таким чином, документ стає еволюціонує і інтелектуальної сутністю, здатною самостійно і безперервно підтримувати свою новизну і актуальність. Тісний зв'язок додатків технології регламентування ходу робіт з регламентом руху електронних документів всередині установи забезпечує інший рівень інтелекту, перетворюючи документ у самоврядний об'єкт.
Таким чином, управління документами в електронній формі - не просто данина сучасним технологіям, це зовсім інші можливості з управління інтелектуальними активами та бізнес-процесами підприємства, безпосередньо пов'язані з успішністю подання на ринку. Включення електронних документів в діловодний цикл дозволяє досягти якісно нового рівня ефективності роботи з документами, оскільки технології роботи з електронними документами (редагування, переміщення, тиражування та ін) принципово більш ефективні.
Разом з тим існує ряд перешкод подальшому підвищенню питомої ваги електронних документів у управлінні. Повністю виключити паперові документи з роботи неможливо, оскільки велика кількість документів, що мають юридичну силу, представлено у паперовому вигляді, і такий стан речей буде залишатися ще досить довго. Це пов'язано з недосконалістю нормативно-правової бази електронних документів, оскільки до цих пір не створено стандарт роботи з електронними документами, забезпечує визнання їх юридичної сили. Проблема забезпечення автентичності електронних документів особливо загострюється, якщо їх потрібно зберігати довго - більше 5-7 років. У цьому випадку, внаслідок застарівання комп'ютерних систем і (або) форматів даних, може знадобитися перенесення документів в іншу комп'ютерну систем...
