сання.
Датуються також всі стадії оформлення та обробки документа. За цим датам можна встановити, де відбулася затримка в роботі з документами. Тому дата входить складовою частиною в такі реквізити: гриф погодження, віза узгодження. p> Реєстраційний номер документа (реквізит 12).
Реєстраційний номер документа - це його умовне цифрове (іноді буквено-цифрове) позначення, що проставляються при реєстрації. Для нього відведено місце у бланку документа поруч з датою. Реєстрацію проводять децентралізовано за групами документів - звичайно в структурних підрозділах, де вони створюються і оформляються. Наприклад, бухгалтерські документи реєструються в бухгалтерії, накази з основної діяльності - в канцелярії, з кадрів - у відділі кадрів. Обов'язкових елементів реквізиту В«Реєстраційний номер документаВ» є його порядковий номер на протязі року (з січня по грудень). Лише в навчальних закладах нумерація внутрішніх документів може вестися за навчальним років.
Реєстраційний номер вхідних і вихідних документів крім порядкового номера найчастіше доповнюється умовним позначенням (індексом) структурного підрозділу або виконавця, що склав документ, кореспондента, класифікатора питань діяльності, місця зберігання документа і номера справи за номенклатурою, куди підшитий документ (або копія відправленого документа). Наприклад: 02 - 15/79 , де 02 - індекс структурного підрозділу (наприклад, бухгалтерії), 15 - номер справи за номенклатурою, 79 - порядковий номер документа, що відправляється.
При реєстрації звернень громадян порядковий реєстраційний номер доповнюється першою літерою прізвища, наприклад К-15, Г-45.
На документах, складених спільно кількома організаціями, проставляються порядкові реєстраційні номери, присвоєні документу кожним автором. Їх проставляють у порядку зазначення авторів в документі (зліва направо) через косу риску, наприклад: 21/16/34.
При кутовому розташуванні реквізитів реєстраційний номер розташовується від другого положення табулятора в одному рядку з датою документа. p> Посилання на реєстраційний номер і дату документа (реквізит 13).
Важливим реквізитом є посилання на номер і дату документа, на який дається відповідь. Даний реквізит повністю листується з бланка ініціативного документа, на який пишеться відповідь і включає його вихідний реєстраційний номер і дату.
Отримавши відповідь документ, з цього реквізиту треба підібрати копію ініціативного документа, на який пишеться відповідь, підкласти його до отриманого відповіді і тільки разом пускати в роботу. У цьому випадку відразу буде повна інформація: як і що писали, і чи повністю врахована прохання або пропозицію. p> У службовому листі може не бути заголовка до тексту, якщо автор робить посилання на номер і дату надходження документа.
До 1972 р. ці відомості вказувалися в перших рядках тексту відповідного документа, зараз ці відомості в короткій формі вказують на місці р...
