ебування іноземної делегації, затверджена керівником організації, є тим В«рамковимВ» документом, на підставі якого складається кошторис витрат і надалі проводиться їх списання в бухгалтерському та податковому обліку. Іншими словами, це один з найважливіших документів не тільки для організаторів прийому іноземної делегації, але і для бухгалтерії.
Строго кажучи, необхідно скласти і затвердити не одну, а відразу дві програми. Одну офіційну - для керівництва, гостей изза кордону та звітності. Готується вона на двох мовах (російській або білоруською та мовою приїхали) і вручається всім членам делегації відразу ж після їх прибуття. У даному документі повинні бути по днях і годинах розписані всі В«етапиВ» перебування гостей у нашій країні. Особливим шиком вважається виготовлення В«гостьовогоВ» варіанту програми на високоякісному папері друкарським способом.
Другий варіант програми є робочим документом для організаторів прийому іноземної делегації, який будуть використовувати всі працівники організації, так чи інакше задіяні в кожному з вхідних в програму заходів. Тому її ще називають робочою програмою. У цьому документі, що є розширеним варіантом офіційної програми, має бути докладно розписана наступна інформація:
- Особи, зустрічаючі членів іноземної делегації після приїзду (прильоту) і проводжають їх;
- Дата, день тижня, час початку та місце проведення кожного заходу;
- Відповідальне за даний захід особа (особи);
- Кількість запрошених осіб та учасників кожного заходу;
- Місця харчування членів іноземної делегації та супроводжуючих осіб;
- Питання транспортного і побутового обслуговування;
- Організація культурної програми;
- Питання, пов'язані з роботою перекладача (якщо хтось з супроводжуючих осіб володіє необхідним іноземною мовою, то, можливо, присутність перекладача не є обов'язковим на всіх заходах), і т.д.
Залежно від виду діяльності конкретної приймаючої організації, планованих до обговоренню або підписання документів і безлічі інших чинників в робочу програму можуть бути включені деякі В«специфічніВ» заходи (наприклад, відвідування філій організації тощо).
Наведемо приклад наказу про затвердження загальної програми перебування іноземної делегації.
ТОВ В«ЛютикВ» ЗАТВЕРДЖУЮ
Генеральний директор
ТОВ В«ЛютикВ»
18 червня 2009
І.І. Іванов
ПРОГРАМА
18.06.2009 № 1
р. Мінськ
перебування іноземної делегації з Великобританії
Дана програма розроблена у зв'язку з перебуванням іноземної делегації в кількості 4 осіб (представники компанії В«Пофігруп лімітедВ») в м. Мінську. p> Мета приїзду делегації: проведення переговорів _____________________________________. Термін перебування - 3 дні, з 22 по 24 червня Ня 2009 р. включно. p> Відповідальний за прийом іноземної делегації - Петров П.П. Особи, які супроводжують делегацію:
...
