іку документів можна представити в наступному вигляді:
-Облік всієї документації підприємства з класифікацією по сфері застосування, датою, змістом і т.п.
-Реєстрація та облік всіх вхідних/вихідних документів підприємства з фіксацією в спеціальному журналі інформації про дату отримання/відправлення документа, звідки надійшов, або куди відправлений, класифікація (лист, рахунок, договір, запрошення тощо).
-Реєстрація документів, з яких робляться копії з фіксацією в спеціальному журналі (дата копіювання, кількість копій, для кого або з якою метою виробляються копії тощо).
-Особливий режим знищення документів. Перед знищенням документів необхідно проконтролювати їх зміст щоб уникнути випадкового знищення потрібних документів. Важливо, щоб документи не просто викидалися в кошик, а попередньо подрібнювалися за допомогою "шредера" (Знищувача папери) або в ручну таким чином, щоб їх неможливо було б відновити. Документи, що має особливу цінність, після подрібнення доцільно спалити. Про знищення документів в обов'язковому порядку складається акт, який підписується відповідальною особою, а також особами присутніми при знищенні.
До будь-якого зникнення або знищення документів, особливо містять важливу інформацію, необхідно поставитися з усією серйозністю. У цьому випадку, в обов'язковому порядку на підприємстві проводиться внутрішнє розслідування. Результати розслідування аналізуються, якщо необхідно, особи, винні у втраті документів, притягуються до дисциплінарної відповідальності, а в необхідних випадках позбавляються доступу до документів, що містять комерційну таємницю. Важливо, щоб розслідування не стало формальністю, а з його результатів були зроблені належні висновки і допущені помилки виправлені в максимально короткий час.
Крім того, випадки втрати або знищення документів у подальшому можуть використовуватися в якості прикладу при інструктажі співробітників і роботі служби безпеки.
У ТОВ "Едель" ведеться реєстрація та облік всіх вхідних/вихідних документів підприємства з фіксацією в спеціальному журналі інформації про дату отримання/відправлення документа, звідки надійшов, або куди відправлений, класифікація (лист, рахунок, договір, запрошення тощо).
На ТОВ "Едель" застосовуються такі правила обережності при роботі з документами:
не треба робити непотрібних копій документів;
чернетки і начерки секретних документів повинні бути знищені;
секретні документи зберігаються окремо від інших, у ізольованому приміщенні з обмеженим доступом в сейфі;
копіювальна техніка не перебуває в одному приміщенні з документами, що представляють комерційну цінність для того, щоб виключити їх несанкціоноване копіювання;
не можна залишати документи на робочому місці без нагляду, навіть на короткий час;
не можна, щоб сторонні особи читали робочі документи, знаходяться на столі або в кабінеті працівника. При появі сторонньої особи документи ...
