о-методичними документами розроблена інструкція і на які системи документації поширюється;
? хто відповідає за стан діловодства в організації та його вдосконалення, а також здійснює організаційно-методичне керівництво та контролює роботу з документами;
? порядок введення інструкції в дію та внесення до неї змін і доповнень.
У розділі В«Підготовка та оформлення документівВ» визначаються вимоги до бланків організації та до оформлення окремих реквізитів документів, а також до підготовки та оформлення окремих видів документів.
У розділі В«Формування справ і зберігання документівВ» необхідно врахувати вимоги Основних правил роботи архівів організацій, обов'язково відбивши специфіку організації роботи з документами в конкретній організації.
Доцільно включати в інструкцію і розділ «³дповідальність в галузі управління документамиВ». Згідно ГОСТ Р 15489-1 - 2007 В«Управління документами. Загальні вимоги В», відповідальність і повноваження в галузі управління документами повинні бути чітко визначені, щоб було ясно, хто несе відповідальність за роботу з конкретними документами [2]. Ця відповідальність має бути розподілена між усіма співробітниками, у тому числі і тими, для яких робота з документами входить до їхніх посадових обов'язків (керівництвом організації, керівниками структурних підрозділів, працівниками кадрової служби, працівниками відділу діловодства і т. д.), і відображена в посадових інструкціях та відповідних приписах.
2.2.3. Структура інструкції по виду діяльності, запропонована В. І. Андрєєвої.
В. І. Андрєєва виділяє наступні розділи інструкції з ведення діловодства:
1) загальні положення;
2) склад документів організації;
3) підготовка документів, організація документообігу;
4) інформаційно-пошукова система організації;
5) контроль виконання документів;
6) організація документів у діловодстві;
7) передача документів на архівне зберігання [12, 29].
Як видно, структура інструкції, запропонована В. І. Андрєєвої, багато в чому збігається зі структурою, представленою в роботі А. Ю. Чуковенкова. Розглянемо докладно відмінності. p> В. І. Андрєєва включає в інструкцію розділ В«Склад документів організаціїВ», в якому називаються системи, види та різновиди документів, що використовуються в даній організації для документування управлінських функцій. p> В. І. Андрєєва зазначає, що основним завданням оптимізації документування управлінської діяльності є впорядкування складу та змісту документів, що створюються по конкретних управлінським функціям і ситуацій [12, 30]. Найбільш доцільним підходом до вирішення цього завдання В. І. Андрєєва вважає розробку Табеля форм документів, в якому мають бути представлені всі створювані в організації документи, структуровані з управлінських функцій. Вимоги до складання та оформлення службових документів, включених до Табель, викладаються в розділі І...
