нструкції В«Підготовка документів, організація документообігуВ». У цьому розділі розглядаються склад реквізитів документів і правила їх написання, види бланків документів, особливості підготовки окремих груп документів, порядок надання документам юридичної сили. Зазначимо, що А. Ю. Чуковенков також вносить вимоги до бланків та реквізитами в розділ В«Підготовка та оформлення документівВ». p> Обов'язковим доповненням до розділу В«Підготовка документів, організація документообігуВ», на думку В. І. Андрєєвої, повинні стати Альбом форм документів і Збірник типових і трафаретних текстів [13, 28].
Також В. І. Андрєєва пропонує виділити в самостійний розділ інструкції вимоги до мови і стилю службових документів.
У розділі В«Організація документообігуВ» відображається рух потоків вхідних, вихідних і внутрішніх документів.
Для вхідних документів, зазначає В. І. Андрєєва, необхідно докладно описати етап їх попереднього розгляду і показати, як дані документи поділяються:
? на реєстровані в службі діловодства та реєструються в структурних підрозділах;
? передаються на розгляд керівнику організації і направляються безпосередньо в структурні підрозділи;
? контрольовані в ході виконання і неконтрольовані [14, 23].
Для вихідних і внутрішніх документів встановлюються основні етапи руху проектів документів, повноваження працівників організації з їх узгодження та підписання, порядок доведення документів до виконавців, правила надсилання документів залежно від способів передачі по каналах зв'язку (пошта, електронна пошта, факс, телеграф і т. д.).
У цьому ж розділі має бути визначено, хто і як веде облік обсяг документообігу в організації, як використовуються одержувані дані для вдосконалення роботи з документами і визначення оптимальної штатної чисельності працівників діловодної служби [14, 24].
Додатком до розділу В«Організація документообігуВ» повинен стати Гра фік документообігу організації. p> У розділі інструкції В«Інформаційно-пошукова система організаціїВ», зазначає В. І. Андрєєва, повинні бути показані реєстраційні форми (книги, журнали, картки, автоматизований облік документів), порядок індексації документів, особливості реєстрації та пошуку вхідних, вихідних і внутрішніх документів [14, 25].
У розділі В«Контроль виконання документівВ»:
? характеризується система постановки документів на контроль і ведення контролю;
? вказується порядок зняття документів з контролю;
? встановлюються показники, що визначають стан виконавської дисципліни;
? перераховуються заходи впливу на порушників термінів виконання документів [14, 25].
Особливу увагу, на думку В. І. Андрєєвої, має бути приділена попереджувальному контролю, спрямованого на виключення ситуацій, що призводять до зриву термінів виконання документів.
У розділі В«Організація документів у діловодствіВ» розкриваються питання систематизації документів відповід...
