може здійснюватися централізовано (в одному підрозділі - канцелярії, загальному відділі, секретаріаті) або децентралізованого (розосереджено по різних ланках). У практиці частіше використовується змішана форма: найбільш важливі для всієї організації роботи з документаційного забезпечення управління персоналом виконуються в одному підрозділі, решта - у всіх підрозділах і службах, у тому числі в кадровій.
В управлінні організацією використовуються наступні уніфікований ві системи документації [4, 65]
o організаційно-розпорядча система документації управління, що включає в якості підсистем:
Г— організаційну документацію (статут, положення, правила, інструкції);
Г— розпорядчу документацію (постанова, наказ, розпорядження, рішення);
Г— довідково-інформаційну документацію (лист, доповідна записка, пояснювальна записка, довідка, заява, подання, протокол тощо);
Г— документацію з особового складу (накази з особового складу, трудовий договір (контракт), особовий листок, особова картка, трудова книжка, анкета, автобіографія, рекомендація, пенсійну справу та ін);
Г— документацію за зверненнями громадян;
Г— планова документація (планові завдання з кадрових питань, заявки на молодих фахівців, планові розрахунки за чисельністю, оплаті праці, плани підготовки і підвищення кваліфікації персоналу тощо);
Г— звітно-статистична документація (статистичні звіти за чисельністю, балансу робочого часу, зарплаті, продуктивності праці, вивільнення працівників і т.д.);
Г— документація по соціальному забезпеченню (по пенсіях, посібниками, що пільгам, соціального страхування) та ін
До організаційно-кадрових документів належать: документ про структуру і штатну чисельність; про штат і штатному розкладі; положення про кадрову службу; положення про персонал; посадові інструкції по кожній посаді. Структура і штатна чисельність закріплюються спеціальним документом, в якому зазначаються всі структурні підрозділи, найменування посад і кількість штатних одиниць по кожній посаді. Документ підписується заступником керівника організації, підлягає узгодженню з головним бухгалтером, начальником відділу кадрів і затверджується керівником. Гриф затвердження завіряється печаткою. Зміни в структуру і штатну чисельність вносяться наказом керівника організації. p align="justify"> У штаті вказується найменування та кількість посад. У відповідності зі штатом розробляється штатний розклад, в якому закріплюється посадовий і чисельний склад і...
