гко зайняти, запропонувавши зручне місце, чашечку чаю, друковану продукцію фірми або якісь журнали. Якщо відвідувачів прийшло відразу багато, потрібно встановити їх черговість, залишивши двох-трьох, інших попросити прийти пізніше. Не пропускати під час прийому інших підлеглих, які не записалися на прийом.
Перед прийомом відвідувачів з особистих питань начальнику слід взяти у секретаря список записалися і запам'ятати їх імена та по батькові. Краще звертатися до співробітника по імені-по батькові (таке звернення на порядок піднімає авторитет керівника). Кажуть, що немає нічого більш приємного і більше пестить слух, ніж почути (тим більше від начальника) власне ім'я. Наполеон, наприклад, намагався запам'ятовувати імена всіх своїх підлеглих. Коли він забував чиєсь ім'я, це було для нього трагічним моментом.
Відвідувача завжди потрібно слухати уважно, дивитися йому в очі, при необхідності робити позначки у своєму блокноті. І по тому, як керівник поставиться до нього, буде складатися думка про начальника як людину і керівника.
Ніколи не можна запрошувати одночасно кількох відвідувачів, навіть якщо вони хочуть вирішити один і той же питання. Зрозуміло, що у кожного своя точка зору на один і той же наболіле питання і йому необхідно висловити її без сторонніх.
Телефонні дзвінки не повинні заважати роботі начальника. Всі переговори в день прийому відвідувачів веде секретар. Тільки в тому випадку, якщо поступив дзвінок про щось непередбаченому, дуже важливому (пожежа, вибух, нещастя), секретар може увійти до кабінету і тихо повідомити керівника про те, що трапилося.
У деяких начальників встановлені спеціальні службові телефони, навіть "Вертушки". На дзвінок по такому телефону начальник змушений відповісти, попередньо вибачившись перед відвідувачем.
Як під час наради, так і під час прийому дивитися на годинник непристойно. Час, відведений для прийому співробітників з особистих питань, повинно належати їм. Але це не означає, що комусь можна говорити довго і не по суті. Знаючи, що тільки половина записаних пройшла зі своїми бідами, проханнями, питаннями, треба якось зупинити любителя поговорити. Як це зробити? Тут доречно застосувати брехня в порятунок. Наприклад, керівник дивиться на висять перед ним годинник і повідомляє відвідувачу, що повинен зайти до вищестоящого начальству. Встає і, вибачившись, вийшов з кабінету. Буває так, що вже буквально через хвилину засидівся відвідувач йде.
Припустимо ще один варіант. Заздалегідь домовитися з секретарем, щоб він, коли виникає подібна ситуація, подзвонив начальнику по внутрішньому телефону і попросив того вийти з кабінету з якоїсь поважної причини (причину необхідно повідомити голосно, щоб чув відвідувач).
Брехня на спасіння тим і хороша, що, по-перше, дає можливість керівникові не обривати різко людини, не ображати його і, по-друге, дозволяє зберегти час для решти записалися.
Якщо під час прийому сп...
