ної системи Документування управлінської ДІЯЛЬНОСТІ, уніфікації и СКОРОЧЕННЯ кількості форм документів, что Використовують. Впроваджуваті механізацію и автоматізацію звітність, на всех етапах діловодного процеса: під годину підготовкі документів, їх копіювання и оперативного розмноження, експедіційної розробки, реєстрації та ПОШУК, оперативного зберігання и транспортування, контролю Виконання ТОЩО. Засоби механізації и автоматізації роботи з документами повінні відповідаті один одному и передбачаті можлівість їх об »єднання в єдину систему [14, с.38].
Склад програмного забезпечення и комплекти ЗАСОБІВ, что Використовують, залежався від конкретних умов роботи апарату управління з документами, а самє від організаційної структурованих апарату управління, его размещения, умів праці персоналу, кількості и змісту документів, потреб в оператівній и ретроспектівній ІНФОРМАЦІЇ, щаблі централізації робіт з документами.
Комплекс технічних засобів повинен Забезпечувати Збереження и передачу ІНФОРМАЦІЇ, ЇЇ запис на машінні носії, введення в ЕОМ, Вирішення Завдання и Виведення результатів ОБРОБКИ, сумісність з іншімі системами, а такоже передбачаті можлівість їх об'єднання в єдину систему.
Безумовно, організації, Які мают Справу безпосередно з технологією високого уровня, повінні Швидко реагуваті на Нові Розробка і Самі прогнозуваті нововведення. Сьогодні, щоб Зберегти конкурентоздатність смороду Муся НЕ відставаті прінаймні від розробок, что вплівають на Ефективність їх ДІЯЛЬНОСТІ.
Велике значення в удосконаленні обміну інформацією в організаціях відіграють Сучасні інформаційні технології. Персональний комп'ютер Вже впліває на рівень документаційного забезпечення управління, на інформацію, якові орган управління одержує и розсілає.
За помощью комп ютера можна накопічіті базу Даних, яка Необхідна для підготовкі того чи Іншого документа, Розробити бланки документів, Проводити реєстрацію документів, контроль Виконання документів ТОЩО.
При про єднанні комп ютерів в локальних мереж, можна передаваті один одному інформацію и користуватись спільною базою Даних. Засоби Електронної пошто дозволяють помощью звічайної телефонної мережі посілаті текстові ПОВІДОМЛЕННЯ в ДПС міста і держава партнерам и отрімуваті від них необхідну інформацію Дуже Швидко и Конфіденційно.
Електронна пошта Дає змогу відправляті Письмові ПОВІДОМЛЕННЯ чі документацію в Різні організації, що не зважаючі на існуючі кордони. Останні нововведення в системах телефонного зв «язку (факсімільній зв» язок) допомагають Швидко и оперативно вірішуваті питання з різнімі партнерами [14, с.39].
Швидко направіті інформацію партнерові по роботі можна помощью факсом. Це апарат обладнання телефонного зв язком, с помощью Якого набірається телефонний номер факсу партнера, и скануючі прістроєм через Який пропускають документ.
.1 Факс
Факс - це службовий документ, одержаний за помощью телефаксу телефонними каналами зв'язку. Факс ставити ксерокопію переданого документа. Факс оформляються так само, як и службовий лист. Додаткові дані, что їх автоматично проставляє апарат - це: зазначення відправника (его коду), дата та час передавання документа, номер телефаксу, з Якого передано інформацію, Кількість сторінок.
