Зазвичай вузи - це державне освітній заклад, діяльність якого не спрямована на отримання прибутку. Тому фінансове забезпечення вузів залежить від його фінансування державою і ніхто не зацікавлений в додаткових матеріальних витрат. Це потрібно враховувати при виборі засобу введення документообігу і вибирати технологію, яка могла б працювати на наявних технічних рішеннях і з використанням вільних ліцензій, що дозволяють використовувати програмне забезпечення безкоштовно. Крім того, ця система повинна бути досить простий або добре документованої, адже її впровадження теж повністю лежить на плечах Вузів і залежить як від кваліфікації робітничих кадрів, що будуть користуватися системою, так і фахівців, які будуть цю систему розробляти і підтримувати. Отже, перша причина того, що електронний документообіг ще не введено є відсутність фінансування даного напрямку і фахівців з даного профілю. Крім того, будь-яка система, якою б досконалою вона не була - все одно залежить від людського фактора.
Персонал переважно негативно ставиться до таких нововведень. Причини тому різні, від небажання освоювати нові технології в побоювання прозорості власної діяльності. Під час реалізації системи електронного документообігу необхідно проводити дослідження не тільки внутрішніх чинників, таких як швидкість пошуку та обробки, але і зовнішніх - як люди прийматися з системою. На сучасному ринку є багато комерційних систем електронного документообігу (СЕД), але мало з них орієнтуються на зручність користування ними, в основному головний акцент робиться на функціонал. Інтуїтивно-зрозумілий інтерфейс - це вже половина впровадження. Але ясність інтерфейсу в не вирішить проблеми побоювання системи, тому друга причина невикористання електронного документообігу - це консервативність персоналу і небажання повної прозорості своєї діяльності. Важливо також враховувати, що документи можуть мати юридичну силу і н
еобходимо, щоб при перенесенні в електронну форму ця сила за ними залишалася. Тут вже проблема законодавчого характеру. Наприклад, термін архівного зберігання електронного документа, відповідно до законодавства, повинен бути не менше, ніж його паперового еквівалента, а це від трьох до семи-десяти років. При цьому юридична сила електронного документа забезпечується за допомогою електронного цифрового підпису (ЕЦП). ЕЦП може видавати тільки акредитований центр сертифікації ключів. Таких центрів в РФ всього дев'ять і вони видають ключі максимум на два роки. За два роки після видачі ключа він стає недійсним, а отже документ втрачає свою юридичну силу. Таким чином, електронні документи, що мають юридичну силу, непридатні для тривалого зберігання в архіві, хоча зберігати їх набагато зручніше, ніж паперові. Отже, третя проблема - проблема юридичної сили електронного документа. Ще одна проблема і головний аргумент противників СЕД - вразливість електронної?? Нформации і можливість злому системи і несанкціонованого доступу до неї сторонніх осіб. Перша проблема досить просто вирішується за допомогою цифрових підписів: для документів, не мають юридичної сили можна розробити свій ЕЦП, а що мають юридичну силу і так захищені. Залишається питання захисту інформації в системі.
На жаль тут дійсно важко врахувати всі і закрити всі шляхи, навіть провідні ІТ організації час від часу страждають від нападів хакерів. Дані атаки в основному вимагають багато зусиль і виконуються або на замовл...
