ся справа зберігається п'ять років.
Термін зберігання обчислюється з 1 січня того року, який слідує за роком закінчення справи. Наприклад, термін зберігання: справи, закінченого діловодством у 1998 р., обчислюється з 1 січня 1999
Індексація справ. Для практичного використання номенклатури справ велике значення мають умовні позначення, що привласнюються справах - індекси справ.
Якщо організація невелика і не має структурних частин, її номенклатура будується за виробничою або функціональної схемою. У цьому випадку індексом справи буде його порядковий номер в номенклатурі: 01, 02, 03 і т.д.
У зведеній номенклатурі в індекс кожної справи входить умовне позначення структурного підрозділу та порядковий номер справи в межах структурного підрозділу. Наприклад, індекс справи 03-02 означає, що справа була сформовано в структурному підрозділі, якому присвоєно індекс «03», і в номенклатурі справ цього підрозділу заголовок справи розташовується під номером «2» (02).
Індексація структурних підрозділів повинна бути постійною і повторюватися з року в рік. Перехідні справи вносяться в номенклатуру кожного разу під одним і тим же індексом.
Порядок оформлення та посвідчення номенклатури справ. Номенклатура справ складається за уніфікованою формою, яка розроблена архівними органами і закріплена в Державній системі документаційного забезпечення управління та Основних правилах роботи відомчих архівів.
Форма номенклатури являє собою таблицю з п'яти граф: індекси справ, заголовки справ, кількість томів, терміни зберігання та примітки.
Назва разделаІндекс делаЗаголовок делаКолічество справ (томів, частин) Строк зберігання справи (тому, частини) і № статті за ПеречнюПрімечаніе01-02 01-03Устав фірми Штатний распісаніеПост., ст. 37 Пост., Ст.52
У першій графі проставляють індекс справи, включеного в номенклатуру. Наприкінці кожного розділу номенклатури залишають резервні номери для закладу додаткових, не передбачених заздалегідь справ у разі їх появи.
Друга графа - назви заголовків справ.
Кожна справа може становити один або кілька томів. Це стає відомо після закінчення діловодного року. Тому третя графа - кількість справ (томів, частин) - заповнюється саме тоді.
У графі «Терміни зберігання та статті за Переліком» вказують термін зберігання конкретної справи і роблять посилання на Перелік (типовий або відомчий). Для деяких документів не встановлюють конкретні терміни зберігання, а зберігають «до відпадання потреби» (наприклад, інструктивні листи вищестоящих організацій, надіслані до відома) або «до заміни новими» (наприклад, положення, інструкції). У цьому випадку в графі проставляють саме ці позначки. Тут же може бути проставлена ??позначка «ЕК», яка означає, що після закінчення діловодного року справа має бути піддано експертизі цінності з можливим виділенням деяких документів на постійне зберігання.
У графі «Примітки» протягом усього терміну дії номенклатури справ своєчасно проставляються відмітки про заклад нових справ, про передачу справ в архів, про перехідні справи, про виділення справ до знищення і т.п.
Наприкінці року в номенклатурі з...
