о номенклатури друковані видання (збірки, довідники тощо).
Складання заголовків справ. Це найскладніша частина роботи при складанні номенклатури справ.
Заголовок справи повинен в узагальненій формі стисло, чітко і однозначно відображати основний зміст документів комплексу, так як саме за заголовком справи проводиться пошук документів. Заголовок містить вказівку на рід заводяться справи (справа, документи, листування) або назва виду документа (накази, акти тощо), уточнюючі дані про зміст документів, кореспондентах, датах, а також вказівку автентичності, копийности і т.д. У заголовках справ не вживаються формулювання типу «Різні матеріали», «Загальна листування» і т.п.
Заголовки справ, що містять планові або звітні документи, повинні включати вказівку на вид і характер документів, їх періодичність, наприклад: «Річний звіт про науково-дослідної діяльності інституту», «Місячні звіти про відвантаження товарів».
У заголовку справи, що містить статистичні форми, вказуються назви форм, їх номер або умовне позначення (шифр): «Річний звіт за окремими показниками фінансової діяльності підприємства (організації) (ф. 10-ф)».
Розробка класифікаційної схеми. Після складання заголовків справ проводиться їх систематизація, тобто визначається порядок розташування заголовків в номенклатурі справ. Він заснований на обліку організаційно-структурної побудови апарату управління і виконуваних ним функцій.
У номенклатурі справ невеликої організації, що не має структурного поділу, а також в номенклатурі справ структурного підрозділи великої організації справи систематизують за ступенем їх важливості з урахуванням взаємозв'язку документів.
Першими поміщаються справи, що включають організаційно-розпорядчі документи директивних та вищих органів, потім - справи, що містять організаційну документацію, що стосується діяльності організації в цілому (статут, положення) або структурного підрозділу, якщо складається номенклатура справ структурного підрозділи. Далі розташовують справи з розпорядчою документацією самої установи чи організації (накази, розпорядження, рішення колегіальних органів). За цією групою справ слідують справи з плановими і звітними документами (річними, квартальними, місячними), листуванням та іншими документами.
Визначення строків зберігання справ. Терміни зберігання справ встановлюють для забезпечення збереження цінних документів. Терміни зберігання - важлива підстава для групування документів у справи, оскільки документи з постійним терміном зберігання, термінами зберігання до 10 років і понад 10 років не можуть поміщатися в одну справу.
Терміни зберігання встановлюються за переліками документів із зазначенням термінів їх зберігання або експертним шляхом провідними фахівцями організації.
Терміни зберігання документів - постійні або тимчасові (один, три, п'ять, десять, 15 років і т.д.) - встановлюються в залежності від значимості документів. Якщо в справі містяться документи тимчасового зберігання різної цінності і, отже, з різними термінами зберігання, термін зберігання всього справи встановлюється для найбільш цінної документації, тобто більший. Наприклад, якщо у справі знаходяться документи з термінами зберігання один рік, три роки і п'ять років, в...
