аповнюється підсумковий запис про категорії та кількість заведених і включених до номенклатури справ.
Підсумкова запис про категорії та кількість справ:
По термінах храненіяВсегоВ тому числі переходящихПостоянного81Временного (понад 10 років) 146Временного (до 10 років включно) 25Ітого477
У підсумковій записи окремо вказується кількість справ постійного зберігання, з терміном зберігання понад 10 років і з терміном зберігання до 10 років включно. Крім того, вказується кількість справ, що переходять на наступний рік.
Після підсумкового запису оформляється підпис особи, яка склала номенклатуру, і проставляється дата складання.
Номенклатура складається службою або особою, відповідальною за документаційне забезпечення, і узгоджується з архівом підприємства, організації. Підписує її керівник служби і затверджує керівник підприємства. Якщо документи надходять на державне зберігання, номенклатура справ направляється на узгодження до державного архіву, приймає справи даної організації, і тільки після цього затверджується керівником організації.
Номенклатура справ структурного підрозділу повинна складатися у трьох примірниках. Один примірник зберігається в службі ДОП, другий - в архіві, третій використовується в структурному підрозділі як довідкового посібника з формування справ.
Номенклатура справ організації (зведена) повинна складатися у чотирьох примірниках. Погоджують і затверджують два примірники, з яких один зберігається в службі ДОП організації і є документом постійного зберігання. Цей екземпляр включається в зведену номенклатуру в?? Аздел служби ДОУ. Другий примірник зберігається в державному архіві, з яким номенклатура узгоджувалася, третій є робочим, а четвертий використовують для виписок, які завіряються службою ДОП і направляються до відповідних структурних підрозділів для закладу справ.
Формування починається з початку календарного року, коли на кожне назване в номенклатурі справу заводиться окрема папка (папка-швидкозшивач або папка-реєстратор).
Робота з формування справ складається з таких операцій: розподіл і розкладка виконаних документів по папках (справах); розташування документів всередині справ у певній послідовності; оформлення обкладинок справ.
Формуванням справи називається групування виконаних документів у депо відповідно до номенклатури справ і систематизація документів усередині справи.
Після того як документи виконані, вони поміщаються у відповідні справи і систематизуються усередині них. Справа вважається заведеним з моменту появи в ньому першого виконаного документа.
Правильний розподіл документів у справи має величезне значення, оскільки забезпечує швидкий пошук необхідних документів та їх збереження.
Формування починається з початку календарного року, коли на кожне назване в номенклатурі справу заводиться окрема папка (папка-швидкозшивач або папка-реєстратор).
Робота з формування справ складається з таких операцій: розподіл і розкладка виконавчих документів по папках (справах); розташування документів всередині справ у певній послідовності; оформлення обкладинок справ.
Велике значення має правильне розт...
