и розкритті конвертів встановлюється наявність вкладених у них документів і додатків, конверти з написом особисто Чи не розкриваються. При надходженні повторного документа до нього додаються отримані раніше документи. Помилково доставлена ??кореспонденція пересилається за належністю. При виявленні пошкодження, відсутності документів або додатків до них повідомляється про це відправника. Конверти знищуються крім випадків, коли лише з конверта можна встановити відправника або час відправлення та одержання документа.
На отриманому документі в правому нижньому куті першого аркуша проставляється реєстраційний штамп, що фіксує факт і час надходження документа до адміністрації міста.
Реєстрації не підлягають надходять книги, газети, журнали та інші періодичні видання, рекламні повідомлення, програми нарад, конференцій, вітальні листи і телеграми, запрошення та інші аналогічні кореспонденція.
Кореспонденція, адресована безпосередньо комітетам, управлінням та відділам адміністрації, реєструється в структурних підрозділах самостійно (в журналах).
Дані про зареєстрованих документах зберігаються в журнальному варіанті в управлінні справами не менше 5 років [4, c.27]
Після реєстрації документи передаються чолі муніципального освіти міста та його заступникам згідно з Регламентом адміністрації.
У тому випадку, коли в надійшов документі є посилання на інші документи, останні передаються керівництву адміністрації разом з надійшли документом. Після повернення документів від керівництва зміст резолюції, терміни виконання і прізвища виконавців переносяться в комп'ютерний банк даних. Потім документи передаються безпосередньо виконавцям. У разі необхідності документ ставиться на контроль.
Діловодство в відділі з житлових питань веде посадова особа, на якого покладаються такі функції:
. прийом, облік, т. е. реєстрація і розподіл надходять у відділ документів;
. передача документів на розгляд керівнику відділу і після отримання відповідної резолюції-виконавцю;
. облік і реєстрація вихідних з відділу документів, перевірка правильності оформлення та їх відправка;
. контроль за проходженням документів у відділі з житлових питань;
. підготовка керівництву відділу інформації про виконаних і про які знаходяться на виконанні документах;
. введення в електронну базу даних інформації про хід і результати виконання документів;
. контроль за своєчасним направленням у справи виконаних документів;
. розробка номенклатури справ відділу з житлових питань;
. формування, оформлення, облік, зберігання та забезпечення використання справ у процесі діловодства і закінчених діловодством, підготовка і своєчасна передача справ на архівне зберігання в архів адміністрації;
. прийом та передача службової інформації за коштами факсимільного зв'язку;
. організація використання у відділі засобів копіювальної техніки;
. підготовка заявок на отримання, облік і видачу у відділі канцелярського приладдя. [7, с.21].
Для обліку та реєстрації документів застосовуються спеціальні форми журналів (реєстраційні картки) і засоби ЕОТ.
Всі вихідні, вхідні та внутрішні документи, а також пропозиції, заяви і скарги підлягають кількісному обліку.
Організація контролю виконання документів повинна забезпечувати їх своєчасне та якісне виконання.
Контроль виконання включає в себе: постановку на контроль, попередню перевірку і регулювання ходу виконання, зняття з контролю, напрямок виконаного документа в справу, облік, узагальнення та аналіз ходу і результатів виконання документів, інформування керівників в цілях своєчасного і якісного виконання доручень, зафіксованих у документах.
Контролю підлягають всі зареєстровані документи, що вимагають виконання. При постановці документа на контроль на лівому полі документа ставиться відмітка про контроль, яку позначають буквою До або словом контроль .
Контроль за виконанням документів організовує керуючий справами адміністрації міста.
Терміни виконання документів обчислюються в календарних днях з дати реєстрації або дати підписання (затвердження) документа.
Терміни виконання документів визначаються керівником. Виходячи з терміну, встановленого організацією, яка направила документ або строків, встановлених законодавством, документи підлягають виконанню в такі строки:
з конкретною датою виконання - у зазначений с...
