я, яке видається однією особою іншій особі, для представництва перед третіми особами. Довіреності можуть видаватися організаціями (їх посадовими особами) іншим посадовим особам, а також приватними особами - іншим приватним особам.
Чинне законодавство передбачає кілька видів довіреностей. Залежно від обсягу та характеру виражених в довіреності повноважень, прийнято розрізняти:
- Генеральна довіреність - має місце тоді, коли видається довіреність на вчинення дій, що охоплюють всю сферу діяльності юридичної особи або на загальне управління всім майном громадянина, спеціальні і разові довіреності.
- Спеціальна довіреність - має місце тоді, коли довіреність видається на вчинення якогось комплексу пов'язаних між собою юридичних дій.
- Разова довіреність видається, на вчинення якогось одного дії, однієї конкретної угоди (наприклад, отримання поштового переказу, підписання договору, складання акта тощо) та після його вчинення вона припиняє свою дію.
При цьому довіреність на вчинення правочинів, що потребують нотаріальної форми, повинна бути засвідчена нотаріально, за винятком випадків, передбачених законодавством РФ.
1.3 Організація роботи з організаційно-розпорядчою та договірно-правовою документацією
Документообіг є обов'язковою складовою ефективного управління організацією.
Документообіг - це рух документів в організації з моменту їх створення або отримання до завершення виконання або відправлення.
До загальних принципів організації документообігу можна віднести наступні:
- оперативність руху документів, його цілеспрямоване регулювання і оптимальне здійснення;
- забезпечення однаковості в порядку проходження і технології обробки основних категорій документів;
- виключення інстанцій проходження і дій з документами, не обумовлених ділової необхідністю.
Таким чином, головним правилом організації документообігу є оперативне рух документів по найбільш короткому шляху з мінімальними витратами праці і часу.
Існують 3 форми організації діловодства в системі управління:
1. Централізована - тут зосереджуються всі технологічні операції, від створення документа, його прийому, обробки, до реєстрації, контролю за виконанням, підготовки документів для передачі на зберігання. Така форма діловодства застосовується в невеликих організаціях з малим документообігом.
2. Децентралізована - застосовується у великих організаціях, розташованих за межами центрального офісу. У кожному структурному підрозділі створюється власна система обробки документів (самостійно ведуть реєстрацію, контроль, організовують зберігання).
. Змішана - найпоширеніша й ефективна. При цій системі основні технологічні операції (реєстрація, контроль, доставка, копіювання і зберігання) проводяться в одному місці; другорядні операції (підготовка документів, їх виконання, формування справ) - у структурному підрозділі. Такий поділ праці дозволяє спеціалізувати співробітників, ефективно використовувати технічні засоби.
Виходячи з форм організації діловодства, прийнятої в організації, кількості документів, масштабів діяльності вибирається структура діловодних служб, у завдання яких входить організація діловодства та його вдосконалення.
Для встановлення та закріплення єдиного порядку складання документів та організації роботи з ними в установі рекомендується розробляти інструкції з діловодства. Якщо в організації з яких-небудь причин ще не розроблена інструкція з діловодства, то при роботі з документами можна використовувати Типову інструкцію з діловодства у федеральних органах виконавчої влади, затверджену наказом Мінкультури Росії від 08.11.2005 №536, або на її основі розробити свою.
Графік документообігу складається у вигляді схеми або переліку робіт, виконуваних кожним підрозділом організації. У графік документообігу включаються наступні розділи: порядок створення документа (кількість примірників, відповідальний за виписку, за оформлення, за виконання, а також термін виконання); порядок перевірки документа (відповідальний за перевірку, хто представляє, порядок та строк подання); порядок обробки документа (виконавець, термін виконання); порядок передачі документа в архів (виконавець, термін передачі).
У технологічному ланцюжку обробки і руху документів виділяються етапи:
- прийом і первинна обробка надходять в організацію документів;
- попередній розгляд і розподіл документів;
- реєстрація документів;
