писку запрошених.
7. Складання запрошень.
8. Розсилка запрошень на конференцію журналістам.
9. Розсилка запрошень на конференцію постійним і сезонним клієнтам.
10. Розміщення на сайті компанії новин про майбутній конференції з анонсом програми.
11. Репетиція конференції.
12. Проведення конференції.
13. Написання прес-релізів про минулої конференції та їх розсилка в пресу і на радіо.
Організація конференції на тему: "Інновації. Дізнайся більше про VIP турах на, о. Тенеріфе "
Термін виконання: 05.06.2011 - 05.07.2011
Відповідальні особи: Є. Густіновіч, Ю.Шірокова. p> 1. Розробка сценарію презентації.
2. Розробка фінансового плану заходу.
3. Укладення договору за оренді приміщень.
4. Укладання договору з фірмою з обслуговування презентацій.
5. Підготовка інформаційних матеріалів.
6. Складання списку запрошених.
7.Составленіе запрошень.
8. Розсилка запрошень на презентацію журналістам.
9. Розсилка запрошень на презентацію потенційним клієнтам.
10. Розміщення на сайті компанії новин про майбутню презентації з анонсом програми.
11. Проведення конференції.
12. Написання прес - релізів про минулу презентації та їх розсилка в пресу і на радіо.
Планування ходу моніторингу та оцінки кампанії
В· Необхідно проводити моніторинг ЗМІ після кожного проведеного заходу. Моніторинг, як і оцінка, дає можливість оцінити логіку кампанії, її діяльність, хід її здійснення на певних, заздалегідь встановлених етапах і, при необхідності, приймати коригувальні заходи.
В· Інтернет є серйозним комунікаційним каналом, тому необхідно відстежувати кол-во перегляду домашньої станиці агентства, переглядати розділ "зворотній зв'язок", для вивчення залишених коментарів.
В· Створити анкету для вивчення думки, постійних, сезонних і потенційних клієнтів, до проведення кампанії і після, порівняти результати.
В· Слідкувати за зміною кількості клієнтів і замовлень.
11. План взаємодії організації зі ЗМІ в кризовій ситуації
У туристичному агентстві "AISA tour" плану взаємодії організації із ЗМІ в кризової ситуації не був. Тому мною був розроблений свій варіант, який був схвалений супервайзером. Розроблений план є сукупним описом дій компанії в кризовій ситуації і може бути практичним посібником. План включає в себе основні блоки роботи у умовах кризової ситуації. Розробка плану здійснюється службою PR або запрошеними консультантами в рамках комунікаційної моделі управління в кризовій ситуації.
План включає наступні пункти:
1. Відправним пунктом при розробці кризової стратегії є вироблення версії.
2. PR відділ готує та розповсюджує матеріали для ЗМІ (написання прес-релізів, статей, інтерв'ю, запитання-відповідь, заяви, виступи), і організовує зустрічі з представниками преси. p> 3. Моніторинг преси здійснюється PR - менеджером, який аналізує висвітлення в ЗМІ склався кризової ситуації. При необхідності організовує додаткові зустрічі з журналістами, а також запрошує нових лідерів думок.
Основним принципом комунікацій у кризовій ситуації, як стверджують фахівці, є - не замовчувати події, говорити все і як можна швидше, не повідомляючи нічого, організація тим самим ускладнює проблему і дуже важливу роль грає саме повідомлення, його достовірність, його відкритість. Добре, якщо в повідомленні будуть приведені цифри або статистика, що посилює його сприйняття для одержувача.
Грунтуючись на книгу Почепцова Г.Г. "Паблік рілейшнз, або як успішно управляти громадською думкою ", можна виділити наступні аспекти в роботі зі ЗМІ в кризової ситуації:
- не варто вживати фрази "без коментарів", краще заздалегідь скласти список питань, які можуть бути задані журналістами і постаратися придумати варіанти відповідей. Також варто стежити за пресою, то є за статтями, написаними про даної кризової ситуації.
- потрібно намагатися допомогти ЗМІ розібратися з проблемою. Добре, якщо є людина, яка вже знайомий з деякими журналістами і може виступати від імені компанії і відповідати на всі питання по виниклої ситуації.
- варто бути доступними для журналістів, щоб вони могли отримати необхідну інформацію в будь-який час, навіть у неробочий.
- необхідно організувати прес-конференцію, як можна швидше, запросивши на неї працівників засобів масової інформації. Обов'язково на прес-конференції повинні бути присутніми перші особи компанії. І як вже говорилося раніше, що не варто висловлювати припущення, тільки достовірну інформацію, факти.
Якщо враховувати всі аспекти взаємодії зі ЗМІ, наведені вище, то будь-яка компанія, включаючи і турагентство "AISA tour", зможе впоратися з кризовою ситуацією. Звичайно, є ще безліч нюансів, які виникають у міру проходження всього процесу виходу з кризи організації, але...
