ію нічного аудитора зазвичай входять:
завершення незакінчених записів;
правильність заповнення рахунків;
узгодження розбіжностей у статусі номерів;
складання балансів всіх підрозділів;
перевірка розцінок на номери і місця;
перевірка заздалегідь замовлених номерів;
підготовка звітів;
депозит готівки;
підтримання системи;
розподіл звітів.
Розглянемо ці функції окремо.
Касові операції. Важливість нічного аудиту у функціонуванні готелі
Головне завдання аудиту - перевірити і закрити фінансову дату - базисний період всієї фінансової діяльності підприємства. Нічний аудит зазвичай має тривалість від чотирьох до восьми годин і складається з двох етапів: ручного нічного аудиту та автоматичного нічного аудиту. Нічний аудит починається між 23: 00 і 01: 00 і закінчується іноді перед початком роботи ранкової зміни портьє (близько 07: 00). Обсяг аудиторської роботи і тривалість аудиту залежить від розмірів готелю, кількості нарахувань і оплат, що проходять за добу в системі управління, а також від акуратності оперативного персоналу, що проводить в системі фінансові операції.
Робота декількох нічних аудиторів доцільна ще й тому, що вони виконують не тільки аудиторські функції, але і замінюють у нічний час персонал служби прийому і розміщення, тобто працюють в якості портьє, касирів і телефонних операторів.
Завершення незакінчених записів
Головною функцією аудиту є переконання в тому, що всі операції, які впливають на звітність, записані на відповідні рахунки. Перший крок у цьому напрямку - завершення незакінчених записів. Хоча більшість працівників намагаються записувати операції в потрібні рахунки в міру їх отримання, нічний аудитор повинен підтвердити, що всі операції були записані перед початком аудиту. Незавершені записи приведуть до помилок у балансі і нічний звітності.
Аудитор строго стежить, щоб записи по всіх документах операцій були завершені. Якщо, наприклад, готель не використовує комп'ютеризовану телефонну облікову систему, телефонні витрати повинні бути враховані в повному обсязі. Аудитор також може записувати не враховані раніше операції з готівкою.
Подолання розбіжностей у статусі номерів
Розбіжності в статусі номерів повинні бути вирішені якомога швидше. Помилки в статусі номера можуть призвести до втрат доходу від недостатньої повноти і помилках в записах. Наприклад, якщо гість виписаний, а агент забув правильно оформити процедуру виїзду, то номер буде вважатися зайнятим, хоча насправді він вільний.
Нічний аудитор має право упевнитися, що розбіжності між денним звітом поверховій служби та системи статусу номерів служби прийому і розміщення були узгоджені до кінця дня. Щоб мінімізувати помилки поверхові служби повинні звітувати про передбачуваний статус номерів, які вони обслуговують. Нічний аудитор повинен переглянути звіт служби прийому і розміщення і поверхових служб, щоб погодити статус усіх номерів готелю.
Якщо служба прийому і розміщення вважає, що номер зайнятий, а в звіті поверховій служби він числиться вільним, то аудитор повинен прояснити істину. У цьому випадку може бути наступне:
гість, кваплячись, міг виїхати, але забув виписатися;
гість міг виїхати, не збираючись виписуватися;
агент або касир могли не закрити лист.
Аудитор, перевіривши всі обставини, повинен пред'явити лист для закриття та визначитися зі статусом номера.
У комп'ютеризованій системі процес виписки автоматично змінює статус номера.
Баланс усіх відділень (торгових точок)
Нічний аудитор зводить баланс усіх відділень, використовуючи всі первинні документи. Аудитор підводить баланс усіх рахунків служби прийому і розміщення та інформації за операціями інших підрозділів. Документи, одержувані бухгалтером, і інші первинні документи резюмуються і порівнюються. Навіть повністю автоматизовані готелі, звичайно зберігають первинні документи для вирішення можливих розбіжностей.
Детальний аудит окремого підрозділу передбачає перевірку всіх записів доти, поки помилка не буде знайдений. Процес аудиту може бути заплутаним з цієї точки зору. Зазвичай вважається більш ефективним спочатку звести баланс по всіх відділеннях, а потім шукати окремі помилки в записах.
Однак баланс в рахунках та підсумки підрозділів ще не означає, що п...
