002 Копії наказів керівника підприємства з основної діяльності;
- 003 Копії наказів керівника підприємства з особового складу;
- 004 Посадові інструкції працівників бухгалтерії;
- 005 Штатний розпис;
- 006 Річний бухгалтерський звіт;
- 007 Квартальні і місячні звіти в ФНС і позабюджетні фонди;
- 008 Договори, контракти, угоди;
- 009 Акти податкових перевірок, перевірок позабюджетних фондів, аудиторські висновки;
- 010 Звіти касира з додатками;
- 011 Виписки банку з додатками;
- 012 Авансові звіти;
- 013 Подорожні листи;
- 014 Товарно-транспортні накладні на відпуск матеріальних цінностей тощо.
Графа 3 номенклатури справ «Кількість справ (томів)» заповнюється в кінці діловодного року.
У графі 4 вказуються терміни зберігання, що визначаються згідно з діючими відомчим та типового переліками із зазначенням термінів зберігання і даються посилання на відповідні статті переліків.
У графі 5 «Примітка» проставляються відмітки про заклад справ, про перехідні справи, про виділення справ до знищення, про осіб, відповідальних за формування справ і т.д.
Після закінчення календарного року складається підсумковий запис про категорії та кількість заведених справ.
Всі документи, що заводяться на підприємствах, формуються у справи відповідно до номенклатури справ.
При формуванні справ необхідно дотримуватися таких правил:
- поміщати в справу тільки виконані документи;
- поміщати в справу документи, які за своїм змістом відповідають найменуванню справи за номенклатурою;
- поміщати разом всі документи, що відносяться до вирішення одного питання;
- поміщати додатки разом з основними документами;
- роздільно групувати у справи документи постійного і тимчасового зберігання;
- групувати у справу документи одного календарного року, за винятком перехідних справ;
- НЕ підшивати у справу чернетки або документи, що підлягають поверненню;
- справа повинна містити не більше 250 аркушів (3-4 см).
Документи у справі систематизуються в хронологічному порядку, відповідно або з ходом вирішення викладається питання, або за алфавітом, або по нумерації.
Особові рахунки робітників і службовців групуються в самостійні справи в межах року і розташовуються за алфавітом прізвищ.
З моменту заклади й до передачі в архів підприємства справи зберігаються за місцем їх формування.
В даний час відзначається підвищення вимог та посилення відповідальності посадових осіб за організацію документації, документообігу, а також архівного зберігання документів в організаціях, на підприємствах усіх форм власності.
Таким чином, організація документообігу в бухгалтерії покликана забезпечити збереження бухгалтерських документів і полегшити роботу з ними, що підвищує не тільки якість облікового процесу, але і ефективність роботи всієї організації.
За матеріалами першого розділу випускної кваліфікаційної роботи можна зробити наступні основні висновки:
. Бухгалтерський праця ґрунтується на використанні різних документів, які необхідні для документального підтвердження звершення фактів господарського життя підприємства.
. Незважаючи на те, що законодавство досить повно регламентує порядок роботи з бухгалтерськими документами, бухгалтерія, як і будь-яке інше структурний підрозділ компанії, повинна мати своє діловодство, яке б забезпечувало найбільш оптимальну технологію обробки документації якісне ведення бухгалтерського обліку, а також своєчасне відображення результатів діяльності компанії в бухгалтерській та податковій звітності.
. Діловодство в бухгалтерській службі організовується на основі єдиної номенклатури справ.
. Номенклатура справ бухгалтерської служби розробляється відповідно із зведеною номенклатурою справ, застосовуваної в організації за тією ж типовою формою, і затверджується головним бухгалтером.
. Формування справ в першу чергу спрямоване на забезпечення схоронності бухгалтерських документів, а також значно впливає не тільки на ефективну діяльність організації, але і на її фінансове благополуччя в цілому.
бухгалтерський служба обліковий документообіг
2....
