один з одним.
1.2. Модель станів документа
В
Динамічної характеристикою документа є його стан. Стану (редагування, виконання активного документа, рух - Пересилання поштою, архівування) змінюються у відповідності з певними правилами (регламентом). Регламент визначається залежно від значення статичних атрибутів - типу, підтипу, захисту та виду.
Точка входу і точка виходу відокремлюють внутрішній документообіг від зовнішнього середовища. Документи, що потрапляють у внутрішнє середовище з точки входу, є, за визначенням, що входять. Аналогічно, документи, потрапляють з внутрішнього обороту на точку виходу - є вихідними. Зміна станів, як вже було зазначено, відбувається у відповідності зі значеннями атрибутів документів, які його однозначно класифікують.
Що стосується зовнішніх зв'язків, то з точки входу документ може потрапити в стан виконання не відразу, а може спочатку редагуватися або пересилатися поштою внутрішнім співробітникам (наприклад, неактивний документ - Для ознайомлення з міститься в ньому інформацією), або ж взагалі відразу потрапити в архів, якщо інформація не вимагає розповсюдження або дій. З стану редагування або руху документ може потрапити на вихід (для неактивних документів). Виконаний активний документ, а також витягнутий з архіву документ будь-якого типу також може потрапити на вихід.
Таким чином, незважаючи на досить м'які вимоги до зміні станів, деякі правила впорядкованості все ж повинні виконуватися, наприклад, активний документ, що містить завдання для виконання, може коректно потрапити на вихід тільки після свого остаточного виконання. Вхідний документ не може потрапити в стан результату, не будучи виконаним.
Життєвий цикл документа, таким чином, являє собою упорядковану зміну станів документа залежно від його типу, підтипу і виду.
В
1.1 Модель життєвого циклу документів
В
Модель життєвого циклу СЕД є спіральною і включає в себе наступні етапи: створення/редагування, рух, завдання, моніторинг, архів [11]. Життєвий цикл документа не повинен обов'язково включати в себе всі етапи (Малюнок 6).
Створення/редагування. Під створенням розуміється або безпосереднє створення документа в СЕД і зберігання його в БД документів, або реєстрація документа, що зберігається у В«зовнішньоїВ» системі, наприклад, ІАІС. Після того, як документ створений на наступному витку документ на цьому етапі буде редагуватися.
Рух. Документ після свого створення може бути відправлений іншим користувачам СЕД для виконання над ним певних регламентом робіт, наприклад, узгодження, підпис, редагування, ознайомлення та ін Такий стан документа визначається правилами бізнесу в вузі, з одного боку, і типом документа, з іншого.
Задача. Активні документи можуть породжувати завдання, які необхідно виконати для того, щоб відобразити призначення (вид) документа. Такими завданнями можуть бути: доручення; контроль за виконанням розпорядження, що міститься в документі і т.д. Цей етап життєвого циклу повинен забезпечуватися підсистемою контролю за виконанням завдання.
Моніторинг. Під моніторингом розуміється набір дій, які забезпечують контроль над станом документа. Користувач з відповідними привілеями повинен у будь-який момент часу знати, в якому стані знаходиться документ: редагується, на підписи, на затвердження і т.д. Сюди ж слід віднести функції підсистеми контролю за виконанням завдання. p> Архів. «³дпрацьованийВ» документ може бути зданий в електронний архів, де забезпечуються функції зберігання, пошуку та доступу до документа в тому випадку, якщо він В«може знадобитисяВ» надалі.
2. Організація групової роботи з документами
2.1 Комп'ютерні мережі як основа для групової роботи з документами
Інтранет - Це комп'ютерна мережа з відповідним програмним забезпеченням, що дозволяють службовцям компанії обмінюватися інформацією, електронною поштою, документами компанії і спільно їх використовувати (електронний документообіг). Інтранет заснована на додатку технологій інтернет для приватних локальних і глобальних мереж організацій. Програмне забезпечення для мереж інтранет - це недорога, швидко реалізована альтернатива прикладним програмним продуктам для робітників груп (Lotus Notes, SAP ...) і систем електронного документообігу (Євфрат, Optima Workflow). Сучасне програмне забезпечення для мереж інтранет включає в себе модулі координації спільної роботи та управління документами.
Однак з часом на ряду з системами закритого типу, користуватися якими можуть тільки співробітники даного підприємства, стали з'являтися системи extranet. Extranet дозволяє підприємству користуватися інформацією спільно зі своїми партнерами безпосередньо по самій мережі Internet, що розширює можливо...
