Номенклатура справ, методика її складання та застосування у практичній діяльності
Основні поняття: номенклатура справ; типова номенклатура справ; приблизна номенклатура справ; конкретна (зведена) номенклатура справ; індивідуальна (конкретна) номенклатура справ; заголовок справи; справа; номенклатура справ організації; терміни зберігання справ.
Номенклатура справ
У діяльності будь-якої організації (установи) оформляється велика кількість документів, в яких закріплені рішення керівництва, відображені відносини з вищестоящими, підлеглими та іншими організаціями.
Після того як в управлінській діяльності була використана інформація, що міститься в документах, вона стає пам'яттю організації (установи), потреба в якій може виникнути знову через певний час. Документів накопичується багато. Щоб швидко знайти необхідний документ серед безлічі інших, їх необхідно правильно систематизувати, тобто групувати їх у справи. Справу можна визначити як В«сукупність документів або документ, що відносяться до одного питання чи ділянки діяльності, поміщених в окрему обкладинку В».
Для того щоб документи можна було легко знайти, після виконання їх групують у справи з різними термінами зберігання. Класифікаційним довідником, що визначає порядок розподілу документів у справи, є номенклатура справ.
Номенклатура справ - систематизований перелік найменувань справ, що заводяться в організації, із зазначенням термінів їх зберігання, оформлений в установленому порядку
При добре складеної номенклатурі справ документи при виконання включаються тільки в ті справи, які заздалегідь для них передбачені. Отже, місце кожного документа заздалегідь зумовлено і пошук його не викликатиме, ні яких труднощів. Номенклатура справ є покажчиком індексації документів при реєстрації, так як індекс документа включає індекс справи за номенклатурою. Основна вимога, яка пред'являється до номенклатури - це охоплення всіх документів, одержуваних і створюються в процесі діяльності організації (установи).
Основні положення по складанню номенклатури справ викладені в Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, держкомітетах та інших центральних органах управління, установах, організаціях і на підприємствах Республіки Білорусь.
Види номенклатур справ
Номенклатура справ буває трьох видів - типова, приблизна і конкретна
Типова номенклатура справ складається для однорідних за характером діяльності і структурі організацій. Вона встановлює типовий склад справ з єдиною системою індексації в галузі (системі) і є нормативним документом.
Приблизна номенклатура справ вста...
