новлює зразковий склад і індекси для організацій, однорідних за характером діяльності, але різних за структурою, і має рекомендаційний характер.
Конкретна (зведена) номенклатура справ організації складається на основі номенклатур справ структурних підрозділів.
Зведена номенклатура справ організації складається службою ДОП, підписується керівником організації, узгоджується експертної комісією (ЕК) організації та експертно-перевірочною комісією (ЕПК) архівної установи, до якої надходять документи на зберігання, а потім затверджуються керівником організації не пізніше листопада-грудня поточного року.
Типова і приблизна номенклатури справ є методичними посібниками, вони дозволяють встановити єдину систему формування справ, уніфікувати заголовки справ однорідних документів, встановити для них єдині терміни зберігання. Розробляють такі номенклатури справ документаційні служби та архіви центральних відомств, для своєї системи підвідомчих організацій (установ). Терміни справ, передбачені типовою або зразковою номенклатурою справ, переносяться в конкретну (індивідуальну) номенклатуру справ без змін.
Вимоги до складання номенклатури
Незалежно від наявності типової і зразкової номенклатури справ, кожна організація зобов'язана мати індивідуальну (конкретну) номенклатуру справ. Індивідуальна (конкретна) номенклатура справ складається для забезпечення порядку формування та обліку справ в організації (установі), є основним обліковим документів у діловодстві.
Одним з перших етапів при складанні номенклатури справ є вивчення складу, змісту та кількості документів, утворюються в процесі діяльності організації (установи). Так само необхідно вивчити статут або положення про організацію (установу), положення про її структурних підрозділах, штатний розклад, плани і звіти про роботу організації (установи), типові і зразкові номенклатури справ, типові та відомчі переліки документів із зазначенням термінів їх зберігання.
При складанні номенклатури справ необхідно враховувати вимоги, закріплені в нормативних документах, таких як Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, держкомітетах та інших центральних органах управління, установах, організаціях і на підприємствах Республіки Білорусь. br/>
Заголовки та їх складання в номенклатурі справ
Заголовок справи - коротке позначення відомостей про склад і зміст документів у справі.
Заголовок справи - найважливіший елемент номенклатури справ.
У номенклатуру справ включаються:
В· заголовки справ документів, що складаються в даній організації (установі);
В· заголовки справ документів, що надходять в організацію (установа) з інших організацій;
В· заголовки справ документів громадських організацій, підрозділів діючих на громадських засадах;
В· заголовки справ для групування документів з грифом В«Для службового користуванняВ» (ДСК) та довідкові картотеки, журнали облік...
