Вивченням розвитку способів документування носіїв інформації займається наукова дисципліна - документознавство.
Організація роботи з документами - це забезпечення руху документів в апараті управління, їх використання в довідкових цілях і зберігання. Термін визначається державним стандартом як «організація документообігу, зберігання і використання документів у поточній діяльності установи».
Документооборотом стандарт називає рух документів в організації з моменту їх створення або отримання до завершення виконання або відправлення. У технологію роботи з документами входить:
прийом і первинна обробка документів;
їх попередній розгляд і розподіл;
реєстрація документів;
контроль виконання документів;
інформаційно-довідкова робота;
виконання документів;
їх відправка;
систематизація (формування справ) і поточне зберігання документів.
Розкриємо деякі з перерахованих понять. Так, реєстрація означає запис облікових даних про документ за встановленою формою, яка фіксує факт його створення, відправлення або отримання, контроль виконання документів - сукупність дій, які забезпечують їх своєчасне виконання, формування справи - групування виконаних документів у справу згідно з номенклатурою справ (систематизованим переліком найменувань справ, що заводяться в організації, із зазначенням термінів їх зберігання, оформленим у встановленому порядку) і систематизація документів усередині справи.
Будь-яке управлінське рішення завжди базується на інформації поданого питання або керованого об'єкта. Інформація тотожна поняттям: «дані», «відомості», «показники». Законодавчо закріплено наступний термін:
«Інформація - відомості про осіб, предмети, факти, події, явища і процеси незалежно від форми їх подання».
У кожній області людської діяльності інформація має свою специфіку і тому вона відповідно підрозділяється на медичну, наукову, технічну, технологічну та ін У федеральних органах влади і управління, в установах, організаціях і на підприємствах (незалежно від напрямки діяльності та форми власності) обов'язково виникає управлінська інформація, яка використовується для цілей управління будь-яким об'єктом або структурами. До управлінської інформації пред'являється ряд вимог: повнота, оперативність, достовірність, точність, адресність, доступність для сприйняття людиною.
Документи використовуються в різних областях діяльності, галузях знань, сферах життя і є об'єктом дослідження багатьох наукових дисциплін. Тому зміст поняття «документ» багатозначне і залежить від того, в якій галузі і для яких цілей він використовується. Так, для юристів документ є перш за все способом докази або свідоцтва чого-небудь, для історика - історичним джерелом, кібернетика-документаліста - носієм інформації, а I фахівці в галузі управління вважають його засобом фіксації і передачі управлінських рішень.
У Федеральному законі «Про інформацію, інформатизації і захисту інформації» закріплено наступне визначення поняття «документ»:
Документ - це зафіксована на матеріальному носії інформація з реквізитами, що дозволяють її ...
