розпорядження) групуються у справи за видами і хронології разом з відносяться до них додатками.
Накази з основної діяльності, накази по особовому складу з різними термінами зберігання групуються і формуються в справи окремо.
Положення, інструкції, затверджені розпорядчими документами, є додатками до них і групуються разом із зазначеними документами.
Справа з документами не повинна перевищувати 250 аркушів (30-40 мм товщини). При великому обсязі документів справу ділять на самостійні томи; документи кожного нового тому є продовженням наступного.
Закінчені діловодством справи постійного і тимчасового (понад 10 років) термінів зберігання зберігаються в службі ДОП протягом 1 року до передачі їх в архів. Справи тимчасового (до 10 років включно) терміну зберігання в архів не передаються. Вони зберігаються в службі ДОП і після закінчення термінів їх зберігання підлягають знищенню в установленому порядку.
Секретарі і начальнікслужби ДОУ несуть відповідальність за збереження перебувають у них документів і справ.
У структурних підрозділах ТОВ ??laquo; Кравт справи зберігаються в шафах, що замикаються забезпечують їх повну схоронність, що оберігають документи від пилу і впливу сонячного світла. З метою підвищення оперативного пошуку документів справи розташовуються відповідно до номенклатури справ. Номенклатура справ або виписка з неї поміщається на внутрішній стороні шафи.
Видача документів і справ стороннім організаціям здійснюється з дозволу керівництва. На видану справу заводиться карта-заступник справи, а на місце вилученого з справи документа поміщається листок-заступник. Стороннім організаціям справи видаються за письмовим запитом з оформленням акта. [10, С. 15]
2.7 Оформлення та передача справ в архів
Справи постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання та з особового складу підлягають передачі в архів ТОВ ??laquo; Кравт .
З структурних підрозділів справи передаються до архіву за описом, який складається відповідальним працівником, при методичної допомоги секретаря канцелярії (працівника, відповідального за архів). Опис складається у двох примірниках.
При передачі справ до архіву на обох примірниках описів вказується дата і кількість прийнятих справ. Описи підписуються працівником, відповідальним за архів, і працівником структурного підрозділу, який передає справи. Один примірник опису повертається в структурний підрозділ, другий залишається в архіві.
Справи тимчасового (до 10 років) зберігання в архів організації не передаються і після закінчення термінів тимчасового зберігання підлягають знищенню.
Справи передаються до архіву Організації за графіком. Графік складається особою, відповідальною за архів, узгоджується з керівниками структурних підрозділів і затверджується керівником організації.
При прийомі-передачі справ в архіві перевіряється правильність формування та оформлення справ, відповідність кількості справ, внесених в опис справ структурного підрозділу, кількістю справ, заведених відповідно до номенклатури справ організації. Виявлені при перевірці недоліки усуваються працівниками структурних підрозділів.
Справи передаються до архіву ТОВ ??laquo; Кравт в присутності працівника структурного підрозділу. В обох примірниках опису в графі примітка кожного заголовка справи проставляються відмітки про наявність справ. В кінці кожного примірника опису цифрами і прописом вказуються кількість фактично прийнятих в архів справ, дата прийому-передачі справ, найменування посад, підписи, розшифровки підписів особи, що передала справи, і працівника архіву (особи, відповідальної за архів), що прийняв справи.
звірена з описом справи підбираються і ув'язуються в архівні зв'язки товщиною до 20 см. Справи укладаються по зростанню номерів до опису на обидві сторони. Справи доставляються в архів працівниками структурних підрозділів.
На справи із закінченими термінами зберігання складається акт про виділення їх до знищення. Відбір справ до знищення проводиться тільки після підготовки описів справ постійного і тимчасового (понад 10 років) строків зберігання за цей же період.
Безпосередній відбір документів до знищення в структурних підрозділах здійснюється керівником підрозділу. Відповідальність за організацію знищення документів несе служба ДОУ.
Акт на знищення підписується особою, яке призначене наказом організації відповідальним за знищення, і затверджується керівником організації. Справи, що підлягають знищенню, після затвердження акта на знищення здаються на переробку. ...
