Міністерство освіти Московської області
ГБОУ СПО МО Підмосковний коледж «Енергія»
Курсова робота
по предмету: «Методика і практика архівознавства»
тема роботи: «Методика порядку передачі справ в архів»
Студент 3 ДОУ - 1-12Ж А.А. Блізнецовость
Московська область 2015р.
Введення
В умовах стрімкого прогресу і конкурентної економіки своєчасне і правильне рішення стратегічних і тактичних завдань визначає життєздатність організації. Кожне підприємство, в незалежності від форми власності, масштабів і структури, прагне до підвищення ефективності своєї діяльності.
Важливим кроком на шляху до досягнення цієї мети є оптимізація основних управлінських процедур, зокрема, створення сучасних систем діловодства та організації документообігу на підприємстві.
Організація роботи з документами впливає на якість роботи апарату управління, організацію і культуру праці управлінських працівників. Від того, наскільки професійно ведеться документація, залежить успіх управлінської діяльності в цілому.
У сучасних умовах для підвищення ефективності управління необхідно приділяти достатню увагу вдосконаленню роботи з документами, оскільки всяке управлінське рішення завжди базується на інформації, на службовому документі. Особливе значення в цьому ланцюжку набуває процес прийому і передачі справ в архів.
Підготовка та передача справ в архів здійснюється відповідно нормативно-методичними документами з документаційного забезпечення управління
Актуальність передачі на постійне зберігання до державних архівів зазначені документи тимчасово зберігаються в організаціях. Організація забезпечує збереження, облік, відбір, упорядкування та використання документів Національного архівного фонду, своєчасно здійснює передачу їх на постійне зберігання у відповідний державний архів.
Граничні строки тимчасового зберігання документів, віднесених до складу Національного архівного фонду у відомчих архівах, визначає уповноважений орган, у приватних архівах - договір між власниками документів та уповноваженим органом про передачу державі прав власності на документи, зобов'язання по їх зберігання і використання.
Всі роботи, пов'язані з підготовкою, транспортуванням і передачею архівних документів на державне зберігання здійснюються силами і за рахунок організації.
Мета курсової роботи полягає в тому, що б розповісти про те як передаються справи в архів, що для цього потрібно. Отже охарактеризувати всі процеси підготовки, методики та порядку передачі справ.
Для розкриття вищевказаної мети ставляться такі завдання:
охарактеризувати процес підготовки справ для подальшого зберігання
розповісти про організації, порядку і оформлення результатів експертизи цінності документів
охарактеризувати як відбувається порядок формування, оформлення та обробки справи.
розповісти про забезпечення якості експертизи цінності, схоронності, обліку та використання документів, тимчасово зберігаються в архіві організації - джерел комплектування архіву організації;
як проводити експертизу цінності документів, тимчасово зберігаються в архіві організації, складає річні розділи зведених описів справ.
Глава 1. Підготовка справ для подальшого зберігання
Завершальний етап роботи з документами в поточному діловодстві - обробка справ для наступного їх збереження і використання.
У структурних підрозділах документи знаходяться в оперативній роботі ще рік після закінчення поточного року. У цей період до них часто звертаються за довідками, робота з деякими документами завершується на початку нового календарного року. Після закінчення цього терміну справи повинні бути оброблені для тривалого зберігання. Справи постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання здаються в архів установи, якщо він є, або (в маленькій фірмі) перекладаються в інший шафу. Наприклад, справи за 1995 р повинні бути оброблені в 1997
Справи для зберігання готуються в суворій відповідності з вимогами, розробленими архівними установами та викладеними в Основних правилах роботи відомчих архівів і Державній системі документаційного забезпечення управління .
Підготовка документів до тривалого збереження включає в себе:
