ify"> Номенклатура справ компанії є типовий. Схема зведеної номенклатури справ ТОВ ??laquo; Кравт будується за структурним принципом. Назвами розділів і підрозділів є назви структурних підрозділів у відповідності зі штатним розкладом.
В якості першого розділу вказується служба ДОУ (або підрозділ, що веде облік і зберігання розпорядчих документів, що видаються в підрозділі, незалежно від місця, займаного їм у штатному розкладі).
У номенклатуру справ включаються справи (документи) з постійним, тимчасовим (понад 10 років) і тимчасовим (до 10 років включно) термінами зберігання.
Не включаються до номенклатуру справ друковані видання (брошури, довідники, інформаційні листки, бюлетені, реферативні журнали, експрес-інформації та інші), алфавіти, покажчики та інші допоміжні документи, не відображають основну діяльність підрозділу.
Номенклатура справ у ТОВ ??laquo; Кравт оформляється на папері формату А4. У графі 1 номенклатури справ вказуються індекси справ. Індекс справи складається з умовного позначення (індексу) структурного підрозділу та порядкового номера справи в межах підрозділу.
Індекси деяких справ номенклатури служби ДОУ:
- 01, 06-02, 06-03.
У номенклатурі справ кожного структурного підрозділу залишають кілька резервних номерів для додатково заведених справ, які з тих чи інших причин не могли бути враховані при складанні номенклатури.
У графі 2 номенклатури справ вказуються назви розділів номенклатури, що відповідають найменуванням структурних підрозділів та найменування (заголовки) справ, включаючи перехідні справи, довідкові картотеки до документів або журнали обліку.
Заголовок справи повинен бути коротким, чітким і відповідним смисловому змісту документів, группіруемих у справі. При складанні заголовків справ у номенклатурі справ компанії використовується номінальний і предметно-питальний ознаки. До складу заголовків справ номенклатури справ ТОВ ??laquo; Кравт входять назви тем (змістів) справ із зазначенням роду заводяться справи (документи, листування, справа) або різновидами документів (накази, плани, протоколи, звіти, акти та інші).
Графа 3 номенклатури справ Кількість справ (томів) заповнюється в кінці діловодного року.
У графі 4 вказуються терміни зберігання справ, що визначаються згідно з чинним переліком типових документів, і робляться посилання на відповідні статті переліків.
У графі 5 Примітка проставляються відмітки про незаведенном справ, про перехідні справи, про виділення справ до знищення, про осіб, відповідальних за формування справ та інше.
Після закінчення календарного року в кінці номенклатури справ заповнюється підсумковий запис про категорії та кількість заведених справ, підписується помічником керівника компанії.
2.6 Формування справ
Формуванням справ називається групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ. [8, C. 69]
Документи в ТОВ ??laquo; Кравт формуються у справи особами, відповідальними за діловодство в структурних підрозділах. Формуванням справ у службі ДОП займаються секретарі. Контроль за правильним формуванням справ здійснюється начальником служби ДОУ.
Групування документів у справи здійснюється в суворій відповідності до номенклатури справ. При цьому перевіряється правильність оформлення документів, наявність підписів, дати, позначки про виконання та інших необхідних реквізитів документів. Неправильно оформлені документи повертаються виконавцям на доопрацювання. Кожній справі присвоюється індекс відповідно до номенклатури справ.
У справи підшиваються документи одного діловодного року (за винятком перехідних справ).
Документи підшиваються в справу тільки в одному екземплярі.
У справи не включаються документи, що підлягають поверненню, чернетки, робочі варіанти (проекти) документів, розмноження копії.
Додатки до документів при їх значному обсязі групуються в окремі томи, невеликі за обсягом додатки - разом з документами, до яких вони відносяться.
Документи у справі розташовуються в порядку вирішення питань, хронології, алфавіту, нумерації, а також на підставі інших принципів. Принципи групування документів можуть комбінуватися і видозмінюватися. Документи в справах розташовуються за розділами, а всередині у логічній послідовності і хронологічному порядку. Документи в справах ТОВ ??laquo; Кравт документи розташовуються в порядку хронології.
Розпорядчі документи (накази, ...
