-схема обробка вхідних документів відділом кадрів представлена ??на малюнку №2.
Малюнок №2 Блок-схема обробка вхідних документів відділом кадрів.
Після реєстрації, кореспонденція передається для розгляду директору ТОВ ??laquo; Тепломережі для накладення резолюції.
Розглянувши документи, директор ТОВ ??laquo; Тепломережі на документі накладає резолюцію, що містить прізвище та ініціали виконавця, підпис. Можна відзначити, що резолюція ставиться в порушенні типовий Інструкції з діловодства - ставиться не в правій стороні документа, а в лівій, не ставиться термін виконання і дата.
Надходження вхідних документів у відділі кадрів відбувається по каналах поштового, або електричного зв'язку (по електронній пошті, телефону, телефаксу). Окремі документи можуть доставлятися кур'єром або безпосередньо відправником на таблиці №5.
Таблиця №5. Способи отримання і доставки документів у відділі кадрів.
Способи отримання або доставкіНаіменованіе документа (ів) Поштова связьПростие і рекомендовані листи, поштові картки (листівки), бандеролі, посилки (дрібні пакети) Електронна почтаЕлектронние повідомлення з доданими файлами (текстовими, графічними, фотодокументами)ТелефонТелефонограммыТелефаксТелефаксограммыКурьерская доставкаПочтовая кореспонденція, в т.ч. листи, бандеролі, посилки
У потоці вихідної документації фахівця з кадрів найпоширенішими є: службові записки, розпорядження, акти, графіки чергувань та ін. У журналі реєстрації вихідної документації записуються наступні дані про документ: дата документа, вихідний номер, адресат, короткий зміст/хто підписав, виконавець/хто прийняв. Форма реєстраційного журналу для вихідних документів представлена ??на таблиці №6.
Таблиця №6 Форма реєстраційного журналу для вихідних документів.
Дата документаІсходящій номер документа (номер по порядку) Адресат (кому) і його вхідний номерКраткое зміст (заголовок) Ісполнітель12345
Перед відправкою документів фахівець з кадрів перевіряє наявність усіх сторінок документа і правильність їх розташування, оформлення, наявність підписів, віз, додатків.
Документи, що підлягають відправці, обробляються і відправляються в день їх підписання або не пізніше наступного робочого дня.
Внутрішні документи готуються, оформляються і використовуються в межах самого ТОВ ??laquo; Тепломережі .
Документообіг одночасно з технологічними характеристиками забезпечення документованої інформацією процесу управління володіє кількісними показниками, також мають велике значення для організації управління.
Кількість документів у сумі документопотоков за певний проміжок часу (місяць, квартал, рік) складає обсяг документообігу. Річний обсяг документообігу є вихідною величиною для розрахунку чисельності співробітників документаційних служб, вибору типів і кількості засобів організаційної та обчислювальної техніки та інших цільових досліджень.
Обсяг документообігу характеризує свого роду продуктивність праці службовців, рівень ефективності їх діяльності, ступінь реальної завантаженості рішенням функціональних завдань. З іншого боку, зростання обсягу документообігу сигналізує про нарощування бюрократизації апарату, розширенні паперового стилю керівництва та необгрунтованому розбуханні штатної чисельності працівників, зниження ефективності документаційних процесів, помилковості принципів розподілу функцій серед керівників і фахівців.
До інформаційно-довідкових документів відділу кадрів ТОВ ??laquo; Тепломережі відносяться: службова записка, звіт про витрати, заявка на отримання грошових коштів, товарні чеки.
Підводячи загальні підсумки, слід зазначити, що маршрут руху вхідних документів в організації багато в чому залежить від обраної форми ведення діловодства. Досвід дослідження підтверджує, що при децентралізованій формі ведення діловодства (коли всі технологічні процеси з обробки документів здійснюються в окремих структурних підрозділах) процес реєстрації включає два і більше етапи: працівник, відповідальний за діловодство, спочатку вносить в обліково-регістраціоіную форму (Журнал) дані про надходження документа, а потім, після повернення документа після його розгляду директором в ТОВ ??laquo; Тепломережі raquo ;, вносить в ту ж обліково-реєстраційну форму (Журнал) дані резолюцій.
Якщо етап розгляду документа керівництвом товариства затягується, то шлях документа до виконавця значно подовжується. Затягнуте розгляд документів може бути викликано, по-перше, нерівномірним розподілом вхідного потоку (тобто найбільша частина документів потрапляє директорові товариства, і н...
