нтів.
2. Прийом і відправлення вихідних документів.
3. Прийом документів від працівників ТОВ ??laquo; Тепломережі raquo ;:
- для передачі на розгляд керівництву;
- для виготовлення документів за встановленою формою (на бланках, машинописним способом тощо);
- для копіювання та розмноження.
4. Передача працівникам ТОВ ??laquo; Тепломережі документи: -поступівшіх від керівництва з резолюціями;-поступівшіх після виготовлення, копіювання (розмноження).
5. Контроль за виконанням документів та доручень керівництва.
6. Оформлення та зберігання документів;
7. Складання та виготовлення документів відповідно до доручень і вказівками керівництва, виготовлення та видача копій.
8. Забезпечення схоронності документів.
До складу організаційних операцій входять:
1. Підготовка штатних засобів оргтехніки і робочого місця;
2. Організація прийому відвідувачів, виклик співробітників ТОВ ??laquo; Тепломережі raquo ;;
3. Організація телефонних переговорів, видача довідок по телефону;
4. Підготовка нарад;
5. Підготовка матеріалів за вказівкою керівництва. Вхідні документи можуть надходити до секретаря наступними шляхами:
- від окремих посадових осіб (наприклад, кур'єрів) родинних і сторонніх організацій;
- від окремих громадян.
У потоці вихідної документації найпоширенішими документами є:
- звернення від імені юридичних осіб;
- листи і телеграми, що направляються в організації;
- договори;
- відповіді на ініціативні листи юридичних і фізичних осіб.
Надійшли в ТОВ ??laquo; Тепломережі службові документи приймаються і враховуються відділом кадрів. При прийомі і первинній обробці документів перевіряється цілісність упаковки, правильність адресації і наявність вкладених у них документів. При відсутності порушень фахівець з кадрів розкриває конверт; в іншому випадку складається акт, один примірник якого направляється відправнику, другий долучається до документу, що надійшов. Надійшли документи до фахівця з кадрів направляються на виконання за двома маршрутами.
Перший маршрут:
- Кореспонденція, адресована директору або на ім'я керівника відділу кадрів, враховується і реєструється відділом кадрів, після чого направляється директору. Внесення даних про документ у Журнал реєстрації вхідних документів (далі Журнал) здійснюється традиційному способом. Після розгляду директором документ повертається відділу кадрів для занесення змісту резолюції в Журнал. Відповідно до резолюції документ направляється за призначенням.
Другий маршрут:
- кореспонденція, адресована провідним фахівцям, які не розкриваються і враховуються за даними, наявними на конверті, з подальшою передачею безпосередньо адресатам: керівнику відділу кадрів, головному бухгалтеру, структурним підрозділам.
Реєстрація документів - найважливіший етап роботи з документами і визначається як запис облікових даних про документ за встановленою формою, що фіксує факт його створення, відправлення або отримання raquo ;, 1
Завдання реєстрації не вичерпуються лише урахуванням документів. Так як в реєстраційні форми вносяться головні відомості про документи, створюється база даних всіх зареєстрованих документах. У процесі реєстрації створюється інформаційно-пошукова система по всіх документах суспільства, яку потім можна використовувати для довідкової роботи і контролю за виконанням документів.
У ТОВ ??laquo; Тепломережі реєстрація вхідних документів, відбувається в наступному порядку: відділ кадрів розбирає вхідну кореспонденцію і заносить дані про надійшли документах в реєстраційний журнал. При цьому реєструються практично всі надходять в організацію документи, не включаючи запрошення, вітальні листи і т.д.
Форма реєстраційного журналу для вхідних документів представлена ??на таблиці №4.
Таблиця №4 Форма реєстраційного журналу для вхідних документів.
№ п/п і дата поступленія№ і дата документаНаіменованіе організацііКраткое содержаніеКто підписав документРезолюція або кому направляється документДата і розпис в полученіі1234567
До входять документів відносяться: резюме, заявки на підбір, службові записки, пропозиції, характеристики. Блок...
