айменша - в структурні підрозділи); по-друге, відсутністю чіткого розподілу обов'язків і функцій між підрозділами, виконавцями та керівниками (тобто в результаті до них на розгляд потрапляють документи, не відповідні їх компетенції, областям діяльності, функціональним обов'язкам).
Маршрут руху вихідних документів, які, як правило, складаються фахівцями структурних підрозділів, залежить від кількості інстанцій проходження документа в процесі узгодження і підписання, а також від обраної форми ведення діловодства, тобто місця реєстрації та відправки документа. Так як регистрація і відправка всіх вихідних документів здійснюється в ТОВ ??laquo; Тепломережі децентрализованно, то час на обробку цих документів буде зменшено, порівняно з тим, якби той же документ реєструвався в одному місці, тобто у відділі діловодства.
Обсяг документообігу - це кількість документів, що надійшли в організацію і створених нею за певний період, зазвичай за рік. Облік обсягу документообігу в установі організується для встановлення умовного обсягу оброблюваної інформації і завантаження підрозділів і окремих працівників, отримання даних для проектування заходів щодо вдосконалення діловодства та вибору найбільш доцільних технічних засобів його механізації.
Розглянемо основні потоки документів, що використовуються в роботі підприємства з їх характеристиками:
· Вхідні. Це документи, які надійшли на підприємство від зовнішніх організацій. Більшість вхідних документів повинні породжувати відповідні вихідні, причому в заздалегідь встановлені терміни. Терміни встановлюються або нормативними актами, розпорядчими той чи інший час відповіді на відповідний вхідний документ, або терміном виконання, зазначеним безпосередньо у вхідному документі.
· Вихідні. Більшість вихідних документів є відповіддю організації на відповідні вхідні документи. Деяка частина вихідних документів готуватися на основі внутрішніх документів підприємства. Невелике число вихідних документів може вимагати надходження вхідних документів (наприклад запити в сторонні організації типу: Прошу дати довідку з питання ... у термін до ... ).
Кількість вхідних і вихідних документів підприємства постійно змінюється. Це призводить до щорічних змін обсягу документообігу відповідно до таблицею №7.
Таблиця №7. Обсяг документообігу ТОВ ??laquo; Тепломережі за 2009-2011 рр.
ДокументопотокіОб'ем документообігу, шт.2009 год2010 год2011 годВходящіе99210031027Ісходящіе100710581073
У таблиці представлені основні документопотоки організації та кількість документів в кожному потоці за останні три роки.
Оперограмма потоків документації
Оперограмма являє собою опис процесу розробки, узгодження, затвердження і доведення документів до виконавців у формі схеми послідовно здійснюваних функціональних операцій.
Побудуємо оперограмму руху вхідних документів Таблиця №8.
Таблиця №8 Оперограмма руху вхідних документів.
Дана Оперограмма показує, що прийомом кореспонденції в організації займається відділ кадрів. Потім відбувається розтин конверта, реєстрація в журналі і передача на розгляд керівнику організації. Після розгляду документа керівник ставить резолюцію і передає документ назад у відділ кадрів, де його ставлять на контроль і передають на виконання. Виконаний документ знімається з контролю у відділі кадрів і підшивається в справу.
2.2 Функції фахівців служби ДОУ з управління документацією
Безпосередньо контроль за діловодством організації, розробка локальної нормативної бази, а з недавнього часу зберігання офіційної документації покладено на відділ кадрів.
Аналіз структури відділу та посадових обов'язків співробітників дозволяє зробити висновок про недостатню регламентації діловодної функції відділу.
Структура відділу являє собою наступне:
Основними завданнями відділу є:
· Кадрове діловодство;
· Прийом та звільнення співробітників;
· Оформлення відпусток, відряджень;
· Оформлення документів з шкідливим професіями raquo ;;
· Взаємодія з підрозділами ПФР в г.Балашове;
· Підготовка різних відомостей та звітів для керівника з кадрових питань та ін.
Посадові обов'язки співробітників відділу:
Начальник відділу
Очолює роботу з комплектування підприємства кадрами робітників та службовців необхідних професій, спеціальностей і ква...
