атизованої системи - це стратегічний проект компанії. Він повинен бути відкритий наказом генерального директора. У наказі визначаються цілі та терміни проекту, призначається керівник проекту.
Приклад з практики. Керівник одного великого банку дає доручення менеджеру фінансового управління зайнятися впровадженням системи бюджетування. Незважаючи на те, що з моменту призначення пройшло вже більше року, призначений менеджер не розуміє які у нього повноваження у зв'язку з цим дорученням, яких результатів і в які терміни від нього очікують. Проект начебто існує, але справа не рухається.
Іншими словами, потрібно ясно розуміти, що проект? це повноцінна організаційна структура, тимчасово створена всередині організації для досягнення цілком певних цілей.
Призначений генеральним директором керівник формує команду проекту. До неї мають увійти керівники підрозділів і фахівці, зацікавлені в кінцевому результаті і компетентні в предметної області проекту. Так, якщо впроваджується система бюджетування, то команда проекту складається з керівників і спеціалістів фінансової та ІТ-служб, а також представників виробничих і збутових підрозділів. Керівником проекту має бути менеджер, що займає в організаційній структурі підприємства положення більш високе, ніж будь-який член команди проекту.
Третє. Забезпечте проект ресурсами
Основні ресурси - це гроші і люди. Тому необхідно затвердити бюджет проекту.
Оцінка необхідних ресурсів - непросте завдання, і все ж на етапі обґрунтування проекту важливо зрозуміти, який бюджет вважається прийнятним на розвиток управлінських технологій і впровадження автоматизованої системи. Справа тому, що рішення будь-якої задачі - це трикутник: гроші - час - результат. Якщо точно визначений бажаний результат, то можна розрахувати час, необхідний для його досягнення, і бюджет. Якщо ж немає чіткого уявлення, що є хорошим результатом (тобто, не визначені точно цілі проекту), то можна йти від бюджету, і вирішувати задачу в такому вигляді: якого максимального управлінського ефекту можна досягти, якщо проінвестувати певну суму на постановку процесів управління і впровадження інформаційних технологій?
Крім того, важливо виділити частину робочого часу людей зайнятих у проекті, на виконання ними роботи, пов'язаної з впровадженням системи. Інакше? Текучка? погубить справу. Широко поширена практика така, що співробітниками доручають займатися впровадженням нової системи управління? Факультативно ?. Оскільки основна їх навантаження при цьому не знижується, то до додаткової роботи вони ставляться або як до хобі, або як до прикрого тягаря, залежно від ступеня їх зацікавленості. Таке ставлення є цілком закономірним, адже керівництво компанії, доручивши їм неоплачувану додаткову роботу, продемонструвало власне ставлення до неї, як до чогось другорядного.
Управління людськими ресурсами проекту передбачає бюджетування часу виконавців. Облік фактично витраченого часу потрібний не тільки для адекватної оплати праці виконавців, але й для правильної оцінки витрат на здійснення проекту.
Четверте. Подбайте про мотивацію
Мотивація - ключовий елемент управління, тому слід ретельно продумати схему мотивації виконавців проекту. Не обов'язково це мають бути великі премії за успішне впровадження системи.
Найчастіше впровадження нової системи управління сприяє підвищенню статусу учасників цієї роботи, підвищує їх професійний рівень. Це дуже значимі стимули. Справа в тому, що люди творчого складу розглядають роботу як засіб підвищення свого інтелектуального капіталу. Такі фахівці представляють найбільшу цінність для будь-якої справи, пов'язаного з інноваціями.
Керівнику, формує команду проекту важливо правильно розуміти очікування виконавців, пов'язані з успіхом цієї справи. Це може бути кар'єрне зростання, підвищення зарплати, отримання нових знань, досягнення нової висоти у професійному зростанні.
П'яте. Підтримка керівництва
Успіх можливий тільки у випадку рішучої підтримки проекту вищим керівництвом компанії. Якщо генеральний директор вважає, що впровадження автоматизованої системи - це справа тільки ІТ-служби, то нічого доброго з цього не вийде.
Впровадити інформаційні технології - значить не просто встановити програми на робочі місця. Такі проекти пов'язані зі зміною робочих та управлінських процесів, перерозподілом відповідальності та пол?? Омочивши. Ці зміни часто вступають у конфлікт з інтересами тих чи інших керівників підрозділів і співробітників. У результаті починається саботаж або відкрите протидія змінам. Тому керівник організації повинен ясно показати на чиєму він бо...
