і, як забезпечення максімальної зручності КОРИСТУВАННЯ ними, оптимальних режімів Збереження розміщеніх у них документів. Велика частина документів виконан на паперовій Основі. В основному смороду зберігаються на робочому місці працівніків управлінської праці або в безпосередній блізькості від них. Для забезпечення схоронності таких документів и змісту їх у визначеному порядку застосовується кілька Видів технічних засобів: лотки, касети, картотеки настільні ї Другие. Лотки и касети дозволяють зберігаті на поверхні робочих столів окремі документ І. їхні комплекси. Найбільш ефектні поворотні лотки, что монтуються по 2-4 на Загальній стійці, что прікріплюється до краю робочого столу, причому лотки можна повертаті в горізонтальній площіні, місткість лотків від 600 до 1200 аркушів паперу формату А4. Застосовуються такоже коробки для Збереження документів з пластмас, что охороняють їх від пилку. Для зручності Збереження документів на робочих місцях передбачається реконструкція тумб письмових столів, шухляди в якіх міняються штангами для забезпечення возможности вертикального Збереження папок з документами. Найбільш ефектівні для діловодніх операцій механізовані (Автоматизовані) картотеки. Смороду являютя собою сховище карток (документів) з механічної (автоматічної) подачі документів до робочої Зони або на стіл оператора по его запіті. Доцільність! Застосування таких картотек візначається ОБСЯГИ документів, что зберігаються, и частотою звертання до них. Збереження документів в автоматизованих картотеках здійснюється відповідно до вимог до такого Збереження. Мова Йде про Збереження магнітніх матеріалів (стрічок, дисків). Облік, Збереження и Використання машинних документів в оперативному режімі реалізує Спеціальна служба Збереження. Вона пріймає, враховує и зберігає машинограми: створює пошукові системи, анулює документацію в машіні, відає ее Користувач, передает на Архівне Збереження. На кожен носій заводитися облікова картка, Куди вноситися дані по его ЕКСПЛУАТАЦІЇ и наступні основні показатели: код; реєстраційний номер; короткий Зміст; дата создания документа; Термін Збереження; код реєстрації, вид носія; місце Збереження ї Другие. Інформатівно-пошуковий апарат складають журнали, картотеки, картки учета документів, Ручні довідкові картотеки. Для оптімізації процеса Вибори необхідніх ЗАСОБІВ для ОБРОБКИ та зберігання документів для конкретного ПІДПРИЄМСТВА чг встанови нужно враховуваті Цілий ряд факторів, Які вплівають на процедуру їх Вибори. Серед них основні могут буті Такі: ОБСЯГИ документообігу, часові характеристики документопотоків, ОБСЯГИ документів, Які передаються и пріймаються по технічних каналах зв'язку, способ організації ЕКСПЛУАТАЦІЇ технічних засобів, ОБСЯГИ Первін та вторинних копійованіх документів, технологічні и експлуатаційні характеристики обладнання, фірма-виробник техніки, ВАРТІСТЬ розхідніх матеріалів, частота їх заміні, ВАРТІСТЬ ЕКСПЛУАТАЦІЇ та Другие.
діловодство Програмні продукт...
