таження всіх виконавців. Не рекомендовано передавати документи виконавцям без відома керівника структурного підрозділу. p align="justify"> Виконавець знайомиться з документами в день їх отримання. Для документів з тривалими термінами виконання (не менше 6 місяців) виконавець намічає етапи виконання, дати проміжного контролю (якщо вони не є типовими), повідомляє їх службі контролю або в автоматизовану систему контролю виконання. p align="justify"> За номенклатурою справ виконавець визначає номер справи, в яку повинен бути спрямований документ, і проставляє відмітку про направлення у справу на примірнику документа, що містить позначки про узгодження. Якщо документ є відповіддю, то документ-запит направляється у справу разом з відповідним документом. p align="justify"> Якщо виконання документа доручено кільком особам, відповідальний виконавець, зазначений першим у пункті розпорядчого документа або резолюції, має право скликання інших виконавців.
Усі виконавці в рівній мірі відповідальні за своєчасне і якісне виконання документа та подання відповідальному виконавцю у встановлені ним строки необхідних матеріалів (проектів документів, довідок, відомостей).
У ході виконання документа виконавець має право пропонувати зміна терміну виконання, якщо відсутні реальні умови виконання завдання, робити позначки на документі про час його надходження до виконавця, про дати проміжного виконання (телефонних і письмових запитах), про дату і результаті остаточного виконання.
Реєстрація документів - запис необхідних відомостей про документи з подальшим проставленням на них діловодного індексу і дати реєстрації.
При реєстрації документів повинні дотримуватися такі вимоги: кожен документ реєструється лише один раз, тобто основним принципом реєстрації є однократність; вхідні документи реєструються в день надходження, вихідні та внутрішні - в день підписання.
Важливе значення для правильної організації роботи з реєстрації документів має визначення категорії документів, що не підлягають реєстрації. Перелік документів, що не підлягають реєстрації, затверджується керівником установи. p align="justify"> Незалежно від того, підлягає або не підлягає документ реєстрації службою діловодства, на кожному документі, що надійшов в організацію, ставиться штамп з датою надходження.
При реєстрації кожному документу присвоюється умовне позначення - індекс. Як правило, індекс складається з умовного позначення структурного підрозділу і номера справи за номенклатурою. p align="justify"> Наприклад, реєстраційний індекс документа -
-18/248, де:
- індекс структурного підрозділу;
- номер справи за номенклатурою;
- порядковий номер документа, присвоєний йому при реєстрації.
Розпорядчі документи (накази, розпорядження, вказівки), протоколи отримують, як правило, в якості індексу тільки порядкові номери з початку року.
Прийнята система умовних позначень документів повинна бути постійною, застосовуваної з року в рік і може бути переглянута тільки при значній зміні в структурі установи або у складі його документації.
Організація роботи з контролю виконання повинна виходити з таких основних вимог:
оперативність і своєчасність виконання документів;
повнота охоплення контролем усіх виконаних документів;
систематичність контролю;
необхідність узагальнення та аналізу підсумків контрольної роботи.
Об'єктами контролю є якість і терміни виконання документів.
Контроль за виконанням документів і які у них доручень здійснюють керівники установи, керівники структурних частин або уповноважені ними особи.
Дані про виконання документа і зняття його з контролю вносяться в контрольну та реєстраційну картку: дата виконання, позначка про зняття з контролю, індекс документа, прізвище підписала документ, прізвище виконавця.
Виконані документи з позначкою "У справу ..." повинні своєчасно групуватися у справи, а вилучені з контрольної картотеки картки поміщаються в масив карток на виконані документи і систематизуються за виконавцем або з питань.
Номенклатура справ - систематизований перелік найменувань справ, що заводяться в організації, із зазначенням термінів їх зберігання, оформлений в установленому порядку.
Формування справ - угруповання виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ. Всі документи організації на паперовій основі групуються у справи. p align="justify"> Справи організації підлягають оформленню при їх закладі і остаточно оформляються по завершенні року. Оформлення справ в...
