/span>
- угруповання наказів по підприємству за трьома справами: по основній діяльності, особовому складу (за наявності конфіденційних наказів) та оперативних питань;
- угруповання наказів з основної діяльності в дві справи: з оригіналами та копіями;
- угруповання документів колегій та інших колегіальних органів у дві справи: протоколи та рішення; документи до засідань (порядок денний, доповіді, довідки, висновки, проекти рішень та ін );
- угруповання додатків до документів разом з документами, до яких вони належать (виняток допускається для великих за обсягом програм, для яких можуть передбачатися окремі справи);
- угруповання планів, звітів, кошторисів, лімітів, титульних списків та інших планово-звітних документів окремо від їх проектів;
- угруповання документів з планування поточного року окремо від документів з планування наступного року.
Систематизація конфіденційних справ у номенклатурі повинна проводитися з урахуванням їх важливості і взаємозв'язку, що прискорює пошук документів. Справи з планами та звітами розташовуються в послідовності термінів їх зберігання: слідом за справами з річними планами (звітами) повинні вноситись справи з квартальними, а потім з місячними планами (звітами). Справи з листуванням з одного питання, що розрізняються між собою кореспондентськими ознакою, розташовуються за алфавітом кореспондентів, а справи з документами, що розрізняються географічним ознакою, - за алфавітом населених пунктів. p align="justify"> При значній кількості справ доцільно групувати їх в номенклатурі по розділах, відповідних найменуваннями структурних підрозділів або основними напрямами (питань) діяльності підприємства. Кожному розділу присвоюється номер. p align="justify"> Справа з номенклатурою конфіденційних справ, конфіденційні і відкриті журнали (картотеки) обліку конфіденційних документів, а також відкриті справи з матеріалами на конфіденційні документи (реєстри, квитанції, розписки на відправлені документи, акти перевірок наявності документів та ін .) поміщаються в кінці номенклатури, яка не має ділення по розділах, а за наявності розділів в розділі, відповідному назвою підрозділу КД при структурній схемі побудови номенклатури справ, або в розділі В«Конфіденційне діловодствоВ» при виробничо-галузевої схемі побудови.
Кожній справі присвоюється самостійний цифровий індекс, який складається з номера структурного підрозділу (за структурній схемі побудови номенклатури) або номери напрямку (при виробничо-галузевої схемі) і через тире порядкового номера справи в межах кожного розділу, наприклад : 01-01, 01-02, 02-01 і т.д. У номенклатурі, яка не має...
