аються документи, зареєстровані за журналом обліку документів виділеного зберігання.
Планована угруповання документів у справи закріплюється в номенклатурі в заголовках справ. Заголовки повинні в узагальненому вигляді правильно і чітко відображати склад і зміст документів, що підлягають угрупованню в справу. Не допускаються заголовки типу В«Загальна (різна) листуванняВ», В«Керівні матеріалиВ» і їм подібні, які не розкривають зміст справ і нерідко є причиною неправомірного ознайомлення з документами справи. p align="justify"> Заголовок може включати в себе вказівку виду справи (В«справаВ», В«документиВ», В«листуванняВ») або видів документів, назва учасника, кореспондента, зміст документа (питання), час і місце події.
Вид справи або види документів обов'язково вказуються в заголовку будь-якої справи і поміщаються на початку його.
Зміст документів вказується в заголовках всіх справ, за винятком справ з розпорядчими документами, які поділяються лише за видами діяльності (наприклад, накази з основної діяльності, особовому складу), і протоколами, які поділяються за належністю (наприклад , протоколи нарад у голови правління).
Повнота і поєднання в заголовках інших компонентів можуть бути різними. Вказувати їх слід тоді, коли вони несуть у собі необхідну інформацію і без їх наявності губляться індивідуальні особливості заголовка або виникає його двояке розуміння. При цьому:
- в заголовках справ з планово-звітною документацією вказується періодичність цієї документації, наприклад: В«Місячні плани ...В», В«Звіт про виконання плану ... за - р.В»;
- якщо у справі об'єднується листування з кількома однорідними підприємствами, то в заголовку вказується їх узагальнена назва, наприклад: В«Листування з приладобудівними заводами ...В»;
- в кінці заголовків справ з копійних розпорядчими документами пишеться слово В«копіїВ».
При складанні заголовків справ необхідно передбачати:
- угруповання документів у справу з одного питання (за винятком розпорядчих документів і протоколів); ​​
- роздільну угруповання документів постійного, довгострокового (понад 10 років) і тимчасового (до 10 років) строків зберігання;
- угруповання документів з урахуванням розподілу обов'язків між співробітниками підприємства, що дозволяє значною мірою запобігати ознайомлення користувачів з документами, що не мають до них відношення за родом виконуваної роботи;
- угруповання розпорядчих документів за видами документів (накази, вказівки, постанови, розпорядження, рішення); <...
