поділу на розділи, замість індексу справи проставляється його порядковий номер за номенклатурою. p align="justify">
Формування конфіденційних справ включає групування документів у справах відповідно до номенклатури справ та систематизацію документів всередині справ. Справи формуються протягом року по мірі надходження до них документів.
Формування конфіденційних справ повинно здійснюватися в підрозділі КД.
У справи поміщаються виконані документи (оригінали або завірені копії), оформлені в установленому порядку. Другі екземпляри можуть поміщатися у справу лише у випадках, коли на них є які-небудь резолюції, помітки, що доповнюють зміст основного примірника. При виробничій необхідності допускається поміщати у справи тимчасового зберігання (до 10 років) проекти документів. У виняткових випадках з дозволу керівника підрозділу КД допускається поміщати в конфіденційні справи окремі відкриті документи, що мають пряме відношення до змісту конфіденційних документів справи. У справи не повинні міститися документи, що підлягають поверненню. p align="justify"> Ведення перехідних справ допускається в окремих випадках, головним чином з планування, проектування, а також розробці наукових тем і, як правило, для документів тимчасового терміну зберігання.
Залежно від виду та змісту документи систематизуються усередині справ в питально-логічної, хронологічної послідовності або їх поєднанні.
Видані підприємством розпорядчі документи, протоколи, акти систематизуються в справах хронологічно в порядку зростання номерів.
У справах з листуванням надійшли документи поміщаються, як правило, разом з копіями відправлених документів, якими вони виконані. Копії виданих ініціативних документів, які направляються в інші підприємства, з метою забезпечення їх збереження підшиваються, як правило, у справу відразу, до отримання відповідей на них. p align="justify"> Розпорядчі документи вищестоящих підприємств, видані в поточному році, але надійшли на початку наступного року, поміщаються у справу поточного року.
Плани та звіти поміщаються у справи року, до якого вони належать, незалежно від часу їх складання. Перспективні плани поміщаються у справи початкового року дії планів, звіти про їх виконання - у справи останнього року дії планів. p align="justify"> Формування справ проводиться шляхом підшивки документів у обкладинки. Справи постійного і довгострокового термінів зберігання повинні мати тверді обкладинки. Окремі справи можуть формуватися в папках-скорошівателях або в папках реєстраторах, якщо це викликається інтересами забезпечення режиму конфіденційності. Такі справи користувачам не видаються (при необхідності можуть видаватися окремі документи справ), в них ведеться опис документів, яка по закінченні року або перед здачею справ на архівне зберігання підшивається в обкладинку разо...
