ежить оперативність роботи. Затримка виконання документів може зробити інформацію неактуальною, а значить марною.
Таким чином, документ - матеріальний носій із зафіксованою на ньому в будь-якій формі інформацією, з різними реквізитами. Документи поліфункціональні, виконують інформаційну, соціальну, правову та інші функції. Організація роботи з документами або управління документацією - це, насамперед, створення умов, що забезпечують збереження необхідної інформації, своєчасне постачання нею споживачів з найменшими тимчасовими і матеріальними витратами.
Для роботи сучасних підприємств потрібен великий обсяг документів, який можна класифікувати за різними ознаками, таких як: по виду діяльності,ступеня складності, термінів дії, за особливостями галузі, наприклад, в туризмі.
.3 Особливості документаційного забезпечення управлінської діяльності в галузі туризму
Галузь туризму має специфічними рисами, в частості, невідчутністю продукту, виробництвом продуктів туризму невідривно від його споживання, неможливістю зберігання і великою динамікою якості послуг. Виходячи з цього, існують особливості документаційного забезпечення управління в даній галузі, які можна розглянути в типових документах, що використовуються в туристському обслуговуванні, а також у документах специфічних, що використовуються тільки в даній галузі.
Відповідно до рекомендацій СОТ, Статистичної комісії ООН, а також сталої міжнародної та вітчизняної практикою документація на продаж туру на туристське подорож включає в себе наступне:
· заявку туриста на бронювання туру;
· лист бронювання;
· підтвердження турагентства про бронювання туру за заявкою туриста;
· договір на подорож (туристські послуги);
· документи від туриста для оформлення віз та дозволів;
· консульські документи (для груповий візи);
· міжнародний, службовий та іменний ваучер;
· туристську путівку затвердженої форми;
· транспортні документи;
· страховку;
· нотаріально завірену довіреність на дітей;
· нормативні та законодавчі акти, застосовувані в посиланнях договору та інших документів;
· особливі зобов'язання туриста стосовно даному туру;
· права та обов'язки туриста;
· анкету туриста;
· пам'ятку туриста та ін [35]
Слід зауважити таку особливість, що даний набір документів може варіюватися в залежності від різних факторів (країни, виду подорожі, вимог туроператора і турагента, складу групи і т. д.).
Основна відмінність документів, що використовуються в туризмі - специфіка інформації, в них міститься.
Порядок розробки документації при проектуванні туристських послуг в Росії регламентує ГОСТ Р 50681-94. Туристично-екскурсійне обслуговування. Проектування туристичних послуг. Основою для проектування туристичної послуги є її короткий опис, що включає набір вимог, виявлених в результаті дослідження ринку, погоджених із замовником послуг і які враховують можливості виконавця послуги....
