одиниці зберігання, розпочаті виробництвом в одному підрозділі і передані для продовження в інший підрозділ, відносяться до того підрозділу, в якому вони були закінчені;
- в межах року або хронологічного періоду одиниці хра?? ення розташовуються по значущості функцій організації (або в порядку значимості і логічного взаємозв'язку видів і різновидів документів);
- одиниці зберігання, що представляють собою особисті справи, систематизуються по роках звільнення і алфавітом прізвищ.
Групи одиниць зберігання в межах останніх (завершальних) ступенів систематизації розподіляються по їх значущості або хронології. Нефондовая організація архівних документів - організація створених у діяльності різних джерел комплектування аудіовізуальних документів (кіно-, фото-, фоно- і відеодокументів) за їх видами, одному або декільком зовнішніми ознаками (кольоровості, матеріалу носія інформації, його формату, системі запису звукової інформації та ін.).
Кінодокументи і відеодокументи систематизуються за видами - фільми, спецвипуски, кіножурнали, окремі кіно- і телесюжети різної кольоровості. На кінодокументи і відеодокументи певного виду складається окремий опис.
Фотодокументи систематизуються за видами - негативи різної кольоровості і розміру; слайди (діапозитиви) різної кольоровості; позитиви, фотовідбитки; фотоальбоми; діафільми. На фотодокументи певного виду складається окремий опис.
Фонодокументи систематизуються за видами запису звукової інформації - фонографічна, грамофонна, шорінофонная, оптична, магнітна, лазерна. На фонодокументи певного виду записи складається окремий опис. Електронні документи систематизуються за видами носіїв інформації (магнітні стрічки, лазерні і жорсткі диски, компакт-диски, дискети); всередині видів - за форматами представлення інформації і далі - за характером зафіксованої інформації.
Висновок
Документальна спадщина нації складається з крупинок. Збереження архівного фонду - частина важливої ??роботи по збиранню і концентрації в архівах найціннішої частини документів.
Вся робота архіву (комплектування, експертиза цінності, створення довідників системи НСА, облік) спрямована в кінцевому рахунку на забезпечення всебічного використання товариством інформації архівних документів. Кожен, хто звертається в архів організації, має право на максимально повне, точне і вичерпне виконання своїх інформаційних запитів. І хоча робота з інформаційного обслуговування організацій та громадян найчастіше буває важкою і копіткої з об'єктивних причин - велика кількість запитів при невеликому штаті співробітників архіву, незадовільна якість архівних довідників, відсутність автоматизованих пошукових систем і т.п., - архівіст повинен пам'ятати, що він не тільки хранитель, а одне з найважливіших ланок у ланцюзі інформаційного обміну. Він повинен чудово розбиратися в цілях, формах використання документів, знати види інформаційних документів, що складаються в архіві у відповідь на запити, і правила їх оформлення.
Використання архівних документів в нашій країні базується на принципах відкритості та доступності. Це означає, що будь-яка відмова в наданні інформації повинен бути заснований.
Архів має право захищати авторські права на архівні довідники та бази даних. Але архівні документи належать суспільству в цілому. Незнання правди про минуле позбавляє суспільство соціальної пам'яті і може стати причиною катастрофи.
Список використаних джерел
1 Федеральний закон «Про архівну справу в Російській Федерації» від 22 жовтня 2004 № 125-ФЗ.
2 Закон Оренбурзької області «Про архівну справу в Оренбурзькій області» від 17 серпня 2005 N 2551.
Наказ «Про затвердження правил організації зберігання, комплектування, обліку та використання документів архівного фонду російської федерації та інших архівних документів у державних і муніципальних архівах, музеях і бібліотеках, організаціях російської академії наук» від 18 січня 2007 р. N 19.
Бурова Є.М., Алексєєва Є.В., Афанасьєва Л.П. Архівознавство (теорія і методика): навч. посібник/Е.М. Бурова. 2012. - 483 с.- ISBN: 978-5-383-00746-4.
Коротка історія розвитку Державної установи «Державний архів Оренбурзької області».- Оренбург, 2009. - 104 с.
Малишева С.Ю. Основи архівознавства: навч. посібник/В.О. Козлов. 2011. - 336 с.- ISBN 5-8243-0067-4.
Енциклопедія російського законодавства [Електронний ресурс]: довідково-правова система «Гарант».- М .: Гарант-сервіс, 2014.
