). Ця дата вважається днем ??народження Оренбурзького державного архіву, а в 1920 р за архівом були закріплені два приміщення: перше колишній архів Духовної консисторії, що розташовувався по вул. Троїцької (нині - вул. Кобозева), друге- колишня будівля Музею на березі річки Урал, затверджений штат співробітників у кількості 3-х чоловік. З цього моменту почалося цілеспрямоване впорядковане збирання архівних фондів з різних установ та будівель, «розкиданих по місту».
Важкі випробування довелося пройти Оренбургскому архіву в XX столітті - зберегти документи в руйнівний період війни, адаптувати роботу архівістів до перебудовного періоду, забезпечити безпеку документального матеріалу в лихі дев'яності, зуміти пристосуватися до нововведень XXI століття. [5]
Враховуючи численні побажання колективів архівних установ країни, колегія Федеральної архівної служби Росії своїм рішенням від 5 березня 2003 встановила професійне свято - День архівів, визначивши датою 10 березня.
В даний час структура ДБУ «ДАОО» складається з семи відділів: відділ науково-методичної роботи, відділ забезпечення схоронності та державного обліку документів, відділ комплектування, архівів організацій та діловодства, відділ інформаційно-пошукових систем, відділ інформації та публікації документів, відділ виконання запитів, відділ страхового копіювання, реставрації та палітурки документів. Малюнок «Структурна схема ДБУ« ДАОО »представлено в Додаток Г.
3.2 Організація документів у Державному архіві Оренбурзької області
Організація документів, комплектування архіву, етапи та порядок проведення експертизи цінності в Державну бюджетну установу «Державний архів Оренбурзької області» відбуваються відповідно до Правил організації зберігання, комплектування, обліку та використання документів Архівного Фонду Російської федерації та інших архівних документів у державних і муніципальних архівах, музеях і бібліотеках, організаціях Російської Академії наук. Одними з основних джерел комплектування є такі установи та організації як:
- Міська клінічна лікарня № 1;
- ВО «Стріла»;
- ТОВ «Орський завод холодильників»;
- ВАТ «Ореншаль»;
- «Оренбурзький локомотивно-ремонтний завод»;
- Державна освітня установа середньої професійної освіти" Педагогічний коледж ім. Н.К. Кулугіна міста Оренбурга.
У межах архівного фонду архівні документи організовуються по одиницях зберігання. Одиниці зберігання систематизуються згідно зі схемою систематизації архівних документів в архівному фонді. Схема систематизації архівних документів в архівному фонді є підставою для внутрішньої організації одиниць зберігання архівної фундації і закріплюється описом (описами) справ, документів.
При систематизації одиниць зберігання аудіовізуальної і електронної документації додатково використовуються об'єктний і форматний ознаки. Одиниці зберігання групуються послідовно за ознаками, застосування яких є найбільш доцільним для всіх або окремих груп архівних документів архівного фонду.
Документи по особовому складу, а також науково-технічні документи в архівних фондах науково-дослідних організацій, рукописи у видавництвах, історії хвороб в медичних організаціях, акти перевірок у фондах контрольних органів виділяються в особливі групи і систематизуються відокремлено.
Одиниці зберігання, включені в об'єднаний архівний фонд, розташовуються по значущості фондообразователей, за хронологією їх створення, за алфавітом назв. Для архівних фондів однотипних організацій використовується загальна схема систематизації.
У межах архівної колекції архівні документи одного виду (різновиду) групуються за авторською ознакою з розташуванням груп одиниць зберігання в алфавітному порядку назв організацій чи прізвищ громадян. У межах архівної колекції, створеної за тематичним ознакою, угруповання архівних документів проводиться за темою чи питанням, розташованим в порядку їх значущості або хронології. У відповідності зі схемою систематизації одиниці зберігання групуються в наступному порядку:
- одиниці зберігання відносяться до того року, в якому вони початі виробництвом або в якому поступили в дану організацію (структурний підрозділ) з іншої організації (структурного підрозділу) для продовження виробництва;
- одиниці зберігання, що містять плани, звіти, кошториси та матеріали до них, відносяться до того року, на який або за який вони складені, незалежно від дати їх складання; довгострокові плани відносяться до початкового року їх дії, а звіти за ці роки - до останнього року звітного періоду;
-...
