проведенні PR-акцій у вигляді зустрічей служб (фахівців) зв'язків з громадськістю та аудиторією важливу роль відіграє організація спеціальних подій.
Спеціальні події - це заходи, що проводяться з метою формування позитивного іміджу організації та привернення уваги громадськості до самої компанії, її діяльність та продуктам.
Основними спеціальними подіями є такі заходи як презентації, церемонії відкриття, конференції, круглі столи, дні відкритих дверей, виставки, вручення премій та стипендій, конкурси, паради, фестивалі, річниці, вечори, бали, спеціальні поїздки , концерти тощо Для того щоб спеціальна подія принесло реальну користь, необхідно виконати велику підготовчу та організаційну роботу: визначити цілі заходу, продумати склад учасників, написати сценарій, розіслати запрошення, отримати згоду основних учасників, підготувати приміщення або майданчик, а також врахувати багато інших важливі дрібниці.
Основною умовою успішного ведення кампанії стає координація дій та комунікації, ефективність одного залежить від ефективності іншого. Закони комунікативного впливу вимагають найточнішого зближення позицій комунікатора і аудиторії, тільки в цьому випадку можна домогтися максимального успіху.
· використовуйте засоби інформації, найбільш наближені до позиції аудиторії;
· використовуйте джерело комунікації, що користується найбільшою довірою аудиторії в даному питанні;
· зводите до мінімуму розбіжності в позиціях комунікатора і аудиторії;
· шукайте ототожнення себе з аудиторією за допомогою лексики, гумору та ін., тобто за межами проблеми, роз'єднуючою вас;
· доводьте, що позиція комунікатора збігається з думкою більшості, показуючи при цьому, що ця більшість знаходиться в самій аудиторії;
· показуйте розбіжності між групами аудиторії, якщо це допоможе домогтися позитивної реакції. Можна чинити і навпаки;
· модифікуйте повідомлення в інтересах організації.
При реалізації кампаній зі зв'язків з громадськістю облік часу має найважливіше значення. Фактор часу слід враховувати при підготовці будь-яких інформаційних матеріалів для ЗМІ і запрошенні учасників, так само при проведенні будь-яких спеціальних заходів за участю офіційних осіб слід враховувати, що їх графік роботи дуже насичений і розписується на кілька місяців вперед. Тому дуже важливим видається своєчасна розсилка запрошень на спеціальний захід, а також своєчасна розсилка інформаційних матеріалів для ЗМІ.
Великий вплив на всю PR-кампанію надає час її проведення, тривалість, дата і навіть час початку основних заходів, так як функціонування всіх сторін життя суспільства носить сезонний або, як мінімум, циклічний характер.
На етапі реалізації кампаній зі зв'язків з громадськістю дуже важливо не допустити зриву запланованих заходів. Існує, щонайменше, три види контролю, які обов'язково використовуються під час PR-кампаній:
попередній, який зводиться до оцінки та аналізу запланованих заходів напередодні їх проведення з метою остаточної підготовки до події;
поточний контроль проводиться під час заходів з метою оперативного реагування на непередбачені обставини;
зворотний контроль здійснюється після кожного заходу або етапу кампанії для усунення або аналізу допущених помилок.
Контрольна функція здійснюється за допомогою попередньої формулювання конкретних стандартів проведення заходів. Ці стандарти повинні бути досяжними і допускати невеликі відхилення.
Оцінка програми.
Заключний етап проведення PR-кампанії складається з кількох елементів: аналіз виконаної роботи, її змістовні підсумки, написання звіту, прес-кліппінг, оцінка ефективності PR-кампанії, оцінка перспектив подальшої діяльності. Найбільшу трудність на цьому етапі представляє проблема оцінки ефективності всієї PR-кампанії.
Основні завдання етапу:
· забезпечення відповідності головних напрямків PR-кампанії загальним цілям комунікаційній політиці організації;
· визначення ефекту, конкретного результату кампанії;
· забезпечення ефективності: від вибору найбільш ефективних варіантів звернень, засобів, каналів комунікацій, до розробки загальних цілей PR-діяльності;
· визначення ефективності витрачання фінансових коштів на кампанію;
· визначення відповідності форми і змісту комунікацій вимоги державного та професійного регулювання морально-етичним нормам суспільства.
Фахівцями виділяються наступні підходи до оцінки ефе...
