пору року вікна, а також вентиляційні отвори в стінах, стелях, підлогах сховищ і зовнішні отвори вентиляційних систем слід захищати сітками з діаметром вічок не більше 0,5 мм.
7.У приміщеннях сховищ забороняється перебування у верхньому одязі, мокрій і брудній взуття, зберігання і використання харчових продуктів, куріння.
8. Два рази на рік (на початку і після закінчення опалювального сезону) документи (Вибірково) і приміщення сховищ піддають обстеженню для своєчасного виявлення комах і цвілевих грибів.
Обладнання архіву
1. Сховища повинні бути обладнані стаціонарними стелажами з дотриманням встановленого для архіву порядку їх розміщення:
- ширина головних проходів (між рядами стелажів) - 120 см;
- ширина проходів між стелажами - 75 см;
- відстань між стіною і стелажем, паралельним стіні, - 75 см;
- відстань між полками по висоті - 40 см;
- відстань між стіною і торцем стелажу - 45 см;
- відстань від підлоги до нижньої полиці стелажа - не менше 15 см, а в цокольних поверхах - не менше 30 см.
2. Документи розміщують на стелажах, у шафах з використанням первинних захисних засобів зберігання (коробок, папок, спеціальних футлярів, пакетів тощо) у відповідно до видів, форматом та іншими зовнішніми особливостями документів:
паперові документи постійного зберігання розміщують в картонних коробках, папках, а документи тимчасового зберігання - у зв'язках;
мікрофільми страхового фонду і фонду користування повинні мати стандартні і захисні ракорди, намотуватися в рулон на сердечники фотослоем назовні і зберігатися в металевих коробках по ГОСТ 4097-78;
3.Не допускається розміщення документів на підлозі, підвіконнях, у нерозібраних стосах.
4. Для розміщення довідкових картотек до документів в сховище або робочій кімнаті встановлюються картотечні шафи.
5.Для переміщення документів у сховище і роботи біля стелажів використовуються бібліотечні візки, легкі стійкі драбини.
6.Помещенія архіву обладнуються так, щоб забезпечити раціональну організацію робочих місць працівників архіву і створити всі необхідні умови для їх продуктивного праці. Робочі кімнати обладнуються телефоном, канцелярської меблями, пишучої машинкою, іншими засобами оргтехніки.
7. Випадки втрати, псування, загибелі документів, а також виникнення ситуацій, що можуть до них привести, розглядаються як надзвичайні події і про них негайно ставиться до відома керівник організації.
8. При виникненні надзвичайних подій (пожежі, повені, при виявленні зловмисної проникнення в архів сторонніх осіб і т.д.) вживаються заходи з порятунку та охорони документів.
Про подію складається акт за участю відповідних органів (пожежної охорони, міліції, технічного нагляду тощо).
9. Для з'ясування причин події, визначення фізичного стану документів та перевірки їх наявності керівником організації призначається комісія. Результати роботи комісії оформляються актом.
10. Відомчим архівом розробляється план заходів з евакуації та укриттю документів при надзвичайних подіях, в якому повинно бути передбачено:
- порядок і місце евакуації та укриття документів;
- переліки та кількість документів, що підлягають евакуації і укриттю в 1, 2, 3-ю черги;
- списки працівників, відповідальних за евакуацію і укриття;
- заходи з охорони документів у місцях евакуації та укриття.
План евакуації та укриття документів на випадок виникнення надзвичайної події повинен бути узгоджений з відповідними службами і затверджений керівником організації.
З планом евакуації і укриття документів повинні бути ознайомлені всі співробітники архіву.
1.Место зберігання електронних документів визначає керівник організації. ЕД можуть зберігатися в архіві організації або в спеціалізованому підрозділі (Обчислювальному центрі, інформаційному відділі і т.д.)
2.Обязательнимі умовами архівного зберігання ЕД є:
наявність в архіві програмно-апаратних засобів для зберігання, копіювання та відтворення ЕД, їх перезапису в нові формати, передачі інформації по каналах зв'язку та ін;
забезпечення доступу до інформації встановлених категорій користувачів, а також забезпечення захисту інформації від несанкціонованого доступу (шляхом застосування відповідних технічних засобів і правових норм);
забезпечення режиму зберігання ЕД, що виключає втрату, знищення або спотворення інформації.
Забезпечення зберігання ЕД передбачає також підтримку оптимальних режимів зберігання носіїв ЕД.
У міру старіння носія повинна проводитися перезапис ЕД на нові носії.
3.мікрофільми і фотодокументи на плоских плівкових або інших форматних носіях упаковують в конверти і касети і зберіг...
