ають у коробках, папках, іншій упаковці за ГОСТ 7-65-92
топографірованія /Td>
1. Всі приміщення архіву, а також стелажі, шафи, полиці нумеруються.
У кожному окремому приміщенні стелажі, шафи, полиці нумеруються зверху вниз, зліва направо.
2.В цілях закріплення місця зберігання документів у сховищах складаються постеллажние і при великому обсязі фондів пофондового топографічні покажчики.
3.Карточкі постеллажного топографічного покажчика складаються на кожен стелаж і розташовуються по порядку номерів стелажів у межах кожного окремого приміщення
4.Карточкі пофондового топографічного покажчика складаються на кожен фонд і розташовуються в порядку номерів фондів. При необхідності архівом організації може проводитися топографірованія зберігаються в архіві документів з урахуванням структурних підрозділів організації
Порядок видачі документів з архіву
1. Справи видаються з сховищ:
- для використання (Працівникам структурних підрозділів; дослідникам; організаціям у тимчасове користування);
- для проведення архівних робіт з документами;
- для проведення робіт щодо створення страхового фонду, копіюванню та спеціальної обробці документів з метою забезпечення їх збереження (в лабораторії архівних та інших установ).
2. видача справ з сховища оформляється такими документами:
- замовленнями (Вимогами) на видачу справ у читальний зал і у тимчасове користування в структурні підрозділи організації;
- актами про видачу справ у тимчасове користування іншим організаціям;
- замовленнями на проведення робіт з мікрофільмування, реставрації документів і т.п
3. Видача справ з сховища реєструється в книгах:
- видачі справ у робочі приміщення організації;
- видачі справ у читальний зал;
- видачі справ у тимчасове користування іншим організаціям
4. Виконані замовлення (вимоги) дослідників зберігаються в особистих справах дослідників, всі інші - до закінчення термінів їх зберігання. Замовлення (вимоги) доцільно зберігати до проведення перевірки наявності та стану справ.
5. Видача справ у тимчасове користування в інші організації оформляється актом, який складається у двох примірниках, один з яких залишається в архіві організації, інший видається одержувачу. Акт підписується керівником організації, що передає справи, і керівником організації-одержувача: підписи скріплюються гербовими печатками організацій. Після повернення справ у двох примірниках акта робиться відповідна відмітка: один примірник залишається в організації-одержувачі, інший зберігається у справі фонду в архіві організації, видавав справи.
6. Направлення на страхове копіювання, реставрацію, плетіння оформляється замовленням. Замовлення оформляється в архіві організації за формою акта про видачу у тимчасове користування іншій організації.
7. Справи видаються з сховища для використання і проведення робіт по страховому копіюванню, реставрації, палітурки тільки в обробленому вигляді.
Перед видачею справ зі сховища перевіряється відповідність шифру і заголовка справи на обкладинці шифру і заголовку справи в опису; перед видачею і при поверненні справ у сховище перевіряються нумерація аркушів і стан документів кожного виданого справи.
Кожне видається зі сховища справа повинна мати аркуш використання (додаток 20).
8.При видачу справ з сховища на місце виданого справи підкладається карта-заступник, в якій вказується номер справи, номер опису, номер фонду, коли і кому видано справу, дата його повернення і підпис співробітника, який видав справу, із зазначенням посаді. При поверненні справи у сховищі карта-заступник вилучається (Додаток 21). p> 9.Состояніе справ, повертаються в архів після використання, має бути перевірено у присутності особи, що повертає документи.
При виявленні недостачі справ або окремих листів в них, а також пошкоджень справ і документів співробітниками архіву складається акт у двох екзе мплярах, один з яких представляється досліднику читального залу або керівнику організації, яка використала документи, для притягнення винних до відповідальності, другий - залишається в архіві.
10. При переміщенні документів за межами архіву повинні дотримуватися запобіжних заходів, надійно забезпечують їх збереження.
При транспортуванні документів дотримуються заходи з охорони і захисту їх від впливу шкідливих факторів навколишнього середовища шляхом застосування спеціальних видів упаковок, забезпечують захист документів від опадів, світла, механічних ушкоджень.
1. Справи видаються під тимчасове користування зі сховищ на строк, що не перевищує:
10 днів - для працівників структурних підрозділів організації, до складу якої вход...
