ставити у відповідність запис (набір інформаційних реквізитів) в корпоративній базі даних і далі за допомогою стандартних засобів системи забезпечити ведення цієї інформації користувачами та отримання необхідної звіт-ності. Система PayDox дозволяє поєднувати функціональність системи автоматизації діловодства та системи управління інформацією.
Програма побудована повністю на Інтернет-технологіях. Розвинені вбудовані засоби захисту даних забезпечують безпека робо-ти. Робота з програмою здійснюється через web-браузер, наприклад Internet Explorer, який є на кожному комп'ютері. Практично користувачам не треба освоювати нову програму, новий інтерфейс - вони продовжують працювати з звичним програмним забезпеченням Microsoft - MS Internet Explorer, MS Word, MS Excel, MS Outlook Express.
Особливістю системи є розвинена інтеграція з документами MS Office - MS Word і MS Excel. Робота програми будується на використанні шаблонів документів, в які автоматично вставляються необхідні відомості з баз даних. Так, наприклад, реєстраційна картка документа може як проглядатися в стандартному для програми вікні Web-браузера, так і бути отримана в звичному користувачу вигляді у форматі файлу MS Word або MS Excel, при цьому реквізити з картки документа можуть В«на льотуВ» підставлятися в файл, що викликається MS Word або Excel.
Документи і дані зберігаються централізовано на сервері, де, власне, і встановлюється сама програма. А оскільки установки програми безпосередньо на робочі місця Співробітників не потрібно, це істотно спрощує настройку і подальше адміністрування системи.
У програмі активно використовуються спливаючі підказки, що прискорює знайомство з програмою і її використання. Web-інтерфейс значно спрощує настройку, яка обов'язково буде потрібно. Так, у типовій версії стандартно відсутній на першій сторінці кнопка реєстрації нового документа, що дещо ускладнює процес реєстрації. Користувачеві необхідно зайти в підрозділ відповідно до виду документа і натиснути кнопку В«СтворитиВ», що знаходиться на правому полі. У той же час реєстраційна картка побудована досить логічно, забезпечена підказками. Багато поля забезпечені кнопками, дозволяють викликати додаткове вікно довідників. Правда, не всі в програмі очевидно для фахівців, які звикли до традиційної діловодної термінології, наприклад, види документів потрапили у розробників в довідник В«КатегоріїВ».
Цікаво реалізовано привласнення документом реєстраційного номера. Система не присвоює номер документу автоматично, а при натисканні кнопки В«Отримати номерВ» відкривається вікно, в якому вказуються останні за часом введені номери документів, і на підставі цієї інформації співробітник сам привласнює документу черговий номер. Правда, слід зазначити, що у великих організаціях при паралельній реєстрації документів кількома співробітниками це може викликати проблеми і необхідність виправлення реєстраційного номера. Підтримується автоматична генерація буквено-цифрових індексів, які можуть відображати вид документа, індекс структурного підрозділу і т.п.
В цілому робота з системою організована досить просто. Зліва в основному меню (списку) знаходяться основні групи документів та операції з ними: В«Види діяльностіВ», В«ДокументиВ», В«ЗвітиВ», В«РеєстраціяВ», В«Бізнес-процесиВ», В«ДовідникиВ». Розкривши меню В«ДокументиВ», можна вибрати конкретний вид документа. У верхній частині вікна постійно знаходиться система пошуку, що дозволяє швидко відібрати необхідні документи за хронологічним ознакою (за місяць або квартал, на конкретну дату, довільний часовий інтервал, у відповідності зі статусом документа в системі (виконані, невиконані, прострочені)). Нижче основ-ную частина екрана займає власне список відібраних документів.
Для організації руху документів (Повідомлення про надходження документа на узгодження (затвердження) може використовуватися електронна пошта.
Загалом програма, безумовно, цікава і заслуговує уваги при вирішенні питання автоматизації діловодства та роботи з документами в організації в цілому. Особливо поліз-ної вона може виявитися для організацій, територіально розділених, що мають філії або потреба в організації віддаленого доступу співробітників до документам. Крім того, розширена функціональність системи дозволить автоматизувати не тільки чисто діловоднихдокументи функції, процеси інформаційно-документаційного обслуговування сфери управління, а й багато інші сфери роботи.
1.12. ESCOM.DOC v.1.5, розробник - ЗАТ В«ЄвроменеджментВ»
Автоматизована система електронного документообігу та процесного управління ESCOM.DOC v.1.5 [24] - готове і високоефективне рішення для автоматизації потоків документів і контролю виконання документів, завдань та доручень.
Система володіє універсальними і простими у використанні засобами налаштування і конфігурації, які дозволяють фахівцям IT служб і служб діловодства підприємства самостійної здійснюват...
