столі у Виконавця в папці В«ДорученняВ» з'являється повідомлення про те, що він призначений відповідальним виконавцем. Йому необхідно прийняти документ до виконання, щоб Контролер знав: або Виконавець його виконає, або відмовиться (з причини відходу у відпустку, відрядження і так далі). Виконавець може прийняти доручення з коментарями або без них. Після того, як документ прийнятий в роботу, Виконавець може створювати доручення своїм підлеглим, писати звіти, коментарі. Коли всі роботи по документу виконані, Виконавець відправляє документ Контролерові, звітуючи перед ним. Якщо виконаний документ Контролер визнає незадовільним, він може відправити його назад на доопрацювання або зняти його з контролю. Повністю виконаний документ може бути списаний в архів. p> У системі одночасно зберігається і обробляється інформація різних рівнів конфіденційності. У зв'язку з цим, кожному співробітнику даються певні права на доступ до потоків, на роботу в системі, на реєстрацію і контроль документа. Права адміністратор прописує в картці співробітника. Керівнику зазвичай дається право на розширений контроль. br/>
1.10.2. Модулі системи
Модуль "Менеджер журналів і звітів "дозволяє створювати звітні форми з певним набором полів, які згодом можна використовувати для підготовки звітів за документами, перевірки виконавської дисципліни. У стандартну поставку системи входить ряд звітів за документами і контролю виконання, а за допомогою даного модуля замовники можуть розробити необхідні їм шаблони звітів у відповідності з їх специфікою. В системі користувачі можуть сформувати журнал вхідних/вихідних документів, а також загальні журнали за весь час роботи або за окремі періоди часу. Можна створити загальний журнал за весь час роботи або за певним потоку документів. Журнал створюється автоматично, треба лише вибрати тимчасової інтервал і встановити відповідні параметри.
За допомогою модуля В«Дизайнер формВ» адміністратор може налаштувати поля реєстраційної картки. На даний момент вимоги ГОСТу носять рекомендаційний характер і організації мають право самостійно вирішувати, як їм оформити той чи інший документ. Документи з однаковою назвою в різних організаціях може мати різні реквізити. Гнучкість системи дозволяє налаштувати поля РК під конкретного користувача.
Модуль В«Дизайнер маршрутівВ». Тут прописуються типові маршрути руху документів в організації. Користувач може створювати свої маршрути руху документів, використовуючи простий інструментарій програми.
Модуль налаштування електронно-цифровий підпису (ЕЦП). Логін і пароль дають можливість привласнити користувачеві особисту ЕЦП. Для цього в картці співробітника адміністратор прописує параметри ЕЦП. Вона буде дійсна тільки в межах організації, але дасть можливість зробити так, щоб документообіг був безперервним і електронним. У програмі є кнопка проставляння і кнопка перевірки ЕЦП. p> Для зберігання документів, що вийшли з звернення, замовник може додатково придбати модуль В«АрхіваріусВ».
1.11 PayDox, розробник - компанія Interface Ltd.
PayDox [8, 32] - система управління корпоративними документами. Система має розширені можливості в частині роботи з фінансовими, платіжними документами, що робить її особливо зручною в організаціях банківської, торговельної сфери, для промислових підприємств та аналогічних організацій.
Дизайнер програми, компанія Interface Ltd. виділяє її основні можливості та переваги: ​​
- узгодження, затвердження та контроль виконання документів, створення резолюцій;
- ознайомлення з документами співробітників, автоматичні розсилки e-mail повідомлень та документів, формування справ;
- ведення всієї історії роботи з документами;
- інтеграція з MS Office, інтеграція з існуючими на підприємстві додатками, створення довільної звітності, використання простих стандартних засобів настроювання і програмування;
- безпечна робота з віддаленими офісами та підрозділами підприємства через web-браузер, по електронній пошті і SMS;
- кошти групової роботи з документами і проектами;
- робота з платіжними документами, ведення балансів за договорами та платежах, ведення платіжного статусу документів, ведення рахунків;
- календарне планування;
- простота роботи з системою для кінцевого користувача, легкість обслуговування системи та низька вартість володіння, простота налаштування системи на нові види документів. p> Розробники системи підкреслюють, що крім власне функціональності Управління Документами (Document Management, DM, електронний документообіг) та Управління Бізнес-Процесами (Business Process Management, BPM) найважливішим сучасним вимогою до таких систем є наявність в них функціональності Управління Записами (Records Management, RM). Дана функціональність дозволяє будь-якому корпоративному документу або (у більш широкому сенсі) будь-якому вимагає обліку фактом або подією по...
