и чекали дзвінка, якщо заздалегідь готувались - сміливіше в бій ... Але якщо дзвінок був повною несподіванкою, якщо ви не готові до розмови, він стане для вас пасткою - адже той, хто дзвонить, вибрав відповідне для нього час. Він підготовлений і у всеозброєнні вступає в конфронтацію. Перш ніж подзвонити, він психологічно налаштувався на розмову.
А для вас - це раптове вторгнення у ваш світ, це зрадлива атака. Ви не готові для розмови. Перевага явно на його стороні. p> Що робити? Треба відмовитися від розмови. Ви з повним правом можете сказати, що зараз це неможливо або незручно для вас.
Ви маєте таке ж право вибирати час розмови, як і ваш співрозмовник. Якщо він намагається наполягати на негайному вирішенні спірного питання, скажіть ввічливо: В«Вибачте, але я дійсно не можу зараз говорити В». Після цього покладіть трубку, попередньо домовившись про час, зручному для вас і для нього.
В інтересах кожної ділової людини перешкодити тому, щоб телефонні дзвінки порушували ритм його роботи. Щоб раціоналізувати користування телефоном, досить корисно застосовувати прийом відгородження від несподіваних телефонних дзвінків.
Кожен, хто вам телефонує, переконаний у важливості свого наміру, і відмова від розмови по телефону відноситься (поряд з відмовою прийняти вже прийшли відвідувачів) до числа найскладніших проблем ділового спілкування. І навряд чи можна передбачити, до яких наслідків це може призвести. Отже, буде краще, якщо ви заздалегідь убезпечите себе від непотрібних дзвінків або відсунете їх на інше, більш зручне для вас час. Німецький фахівець з сучасному менеджменту Л. Зайверт з цього приводу рекомендує наступне.
Повідомте своїм абонентам час, коли вам найкраще дзвонити і коли дзвонити не слід.
Обговоріть також по можливості час для щоденних активних (Що виходять від вас) телефонних розмов, тоді можна буде їх згрупувати і відповідно обробляти.
Намагайтеся зробити так, щоб всі вхідні телефонні дзвінки йшли через вашого секретаря, який може приймати їх, сортувати і в Відповідно з пріоритетністю перемикати на вас. Аналіз показує, що цілий ряд телефонних дзвінків потрапляє за неправильною адресою і потребує переадресування; інші співробітники або служби на підприємстві можуть швидше дати бажані відомості.
Секретар повинен обов'язково запитувати про мету дзвінка, щоб визначити ступінь терміновості і важливості розмови. Кожен дійсно ділової партнер поставиться до цього з розумінням.
Вручіть своєму секретарю бланк з критеріями, згідно з якими входять розмови мають бути відхилені, перенесені (повторний дзвінок) або їх слід В«пропуститиВ» до вас.
Відгородження від непотрібних дзвінків можна здійснювати за допомогою телефонного автовідповідача. Правда, у багатьох людей є емоційний упередження проти автовідповідача, він є все ж засобом В«другого сорту В», оскількиВ« заглушуються В»всі телефонні дзвінки без розбору. Проте його перевагу в порівнянні з п...
