овним відключенням телефону полягає в тому, що ви після завершення всіх справ можете прослухати повідомлення абонента і передзвонити.
У виняткових випадках, коли прориваються важливі дзвінки, або протягом ваших телефонних В«години прийомуВ» ви повинні відразу ж, в початку розмови з'ясувати наступні пункти, які полегшать вам раціональне ведення телефонних переговорів:
1. Хто саме ваш абонент? p> 2. Про що йде мова (яке діло у абонента)? p> 3. Наскільки важливо (або терміново) справа, по якому вам дзвонять? p> 4. Коли ви зможете передзвонити (після того, як зберете необхідну вам)?
5. За яким номером ви можете додзвонитися до свого партнера (При першому контакті: номер телефону або телефаксу, точне написання прізвища)? p> Інша можливість вирішити питання негайно полягає в тому, що секретар просить того, хто телефонує трохи почекати, кажучи при цьому: В«Я подивлюся, чи можу я його перервати В». Він отримує у свого шефа короткий відповідь, якого часто буває досить абоненту. При такому способі менеджер майже не відривається від справ (не вимагається слів вітання і прощання, довгих розмов), і в той же час це відповідає важливості і терміновості дзвінка.
Якщо у вас немає секретаря або автовідповідача, ви зможете захиститися від непотрібних дзвінків за допомогою таких коротких фраз, як: В«Я передзвоню вам пізніше В»абоВ« Будь ласка, передзвоніть мені в 15 годин В».
Третім методом ефективної і раціональної обробки телефонних переговорів є зворотний (у відповідь) дзвінок.
Система зворотних телефонних дзвінків суттєво скорочує число щоденних перерв у роботі та надає значні можливості для раціоналізації і економії робочого часу.
Метод зворотного дзвінка, крім того, дає вашому секретарю можливість підготувати необхідні для розмови матеріали, в результаті чого скорочується загальний час телефонної розмови. Якщо абонент назвав мету дзвінка, то ви виграєте час, обдумавши в проміжку свою відповідь.
вихідні дзвінки легше маніпулювати, ніж вхідними. Найраціональніший метод - зводити вихідні дзвінки в так звані телефонні блоки.
Виберіть два тимчасових проміжки, наприклад, ближче до полудня або до вечора, коли ви зможете "відпрацювати" свої телефонні розмови все разом або серіями, заздалегідь підготувавшись до них.
Переваги такого В«серійного виробництваВ» перед численними розрізненими дзвінками полягають у тому, що вам треба лише одного разу підготуватися і ви можете разом виконати однорідну роботу. Використовуйте цей метод і переконайтеся в тому, які в ньому ховаються можливості раціоналізації, але стежте за тим, щоб ваші телефонні блоки були не надто тривалими (приблизно 30 хвилин), бо інакше ваш телефон буде постійно зайнятий і дзвонять до вас втратять терпіння.
Таким чином ви будете вести не безсистемні розмови В«Між іншимВ», а цілеспрямовані, планомірні і тому більш ефективні. Ваша концентрація буде істотно вище, і вам не заважатимуть вхідні дз...
