муть.
Організовуючи прийом співробітників свого установи по поточних питань, секретар зобов'язаний:
знати коло осіб, що мають доступ до керівника в будь-який час, і пропускати їх безперешкодно;
довести до відома всіх співробітників установи години прийому з поточних питань;
визначити регламент тривалості відвідування і попередити про нього відвідувача;
повідомити керівника про відвідувача за допомогою селектора або телефону.
Нерідко відвідувачі йдуть на прийом до керівника з питанням, яке може бути вирішене іншим працівником. Секретар повинен знати розподіл обов'язків між керівними працівниками установи для того, щоб направити відвідувача до компетентного у вирішенні того чи іншого питання співробітнику.
Організовуючи прийом відряджених на підприємство працівників, секретар зобов'язаний:
з'ясувати питання, по якому прибув відвідувач;
відмітити посвідчення;
надати допомогу в підборі необхідних матеріалів;
з'ясувати, чи забезпечений відряджений спеціаліст готелем; якщо ні, то допомогти у вирішенні цього питання, пояснити найбільш зручний маршрут транспорту від готелю до місця роботи.
Якщо на прийом прибуває делегація, то слід подбати заздалегідь про виділення співробітника організації, який буде супроводжувати делегацію. Якщо прибуває іноземна делегація, слід подбати про виділення перекладача, про сувеніри для членів делегації.
У разі необхідності на прохання керівника секретар повинен вміти приготувати і.подать керівнику та відвідувачу (членам делегації) чай або каву.
Не можна допускати зриву прийому з неповажних причин. Якщо керівник, до якого запрошувався відвідувач, відсутня, необхідно, щоб відвідувач прийняв інший компетентний співробітник. Секретар повинен у такій ситуації вибачитися за відсутність керівника і пояснити причину його відсутності.
Особливу увагу секретар повинен виявляти до організації прийому керівником відвідувачів з особистих питань. Для такого виду прийому керівник звичайно відводить певні дні.
Під час проведення всіх видів прийому секретар сам приймає всі телефонні виклики, переадресує заступникам керівника питання, які потребують негайного вирішення. Не слід пропускати в кабінет керівника під час прийому співробітників, що не мають відношення до прийому за особистих питань.
Після закінчення бесіди і після прийняття рішення керівник записує сам або доручає секретарю зробити запис про результати бесіди у відповідних облікових формах. Контроль за виконанням рішень, прийнятих керівником, здійснює секретар.
Література
1. Басаков М.І. Діловодство і кореспонденція у питаннях і відповідях: Навчальний посібник для студентів економічних вузів і коледжів. 5-е вид., Перераб. і доп. - Ростов н/Д: Фенікс, 2007. p> 2. Бройдо В.Л. Офісна оргтехніка для діловодства та управління. - М.: Інформаційно-видавничий дім В«ФілінВ»...
