телефону. Перед початком наради, в його перервах і після закриття секретарю слід увійти до зали, щоб надати допомогу учасникам, якщо вона потрібна.
Якщо секретар бере участь у нараді, то в його обов'язки входить: роздача матеріалів учасникам наради, добірка матеріалів та документів для керівника; повідомлення керівнику про запізнилися, про учасників наради, які просять слова; попередження керівника про настанні часу перерви. Секретарю може бути доручено ведення протоколу наради.
По закінченні наради секретар повинен провести коригування тексту з керівником і виступали, зібрати тексти доповідей та виступів, уточнити з керівником список осіб та установ, яким будуть вислані матеріали наради.
На оформлення протоколу наради відводять зазвичай 2 - 3 дні. Секретар друкує протокол і передає його за призначенням. Під особистим контролем секретаря знаходиться і вирішення таких питань, як розмноження матеріалів для розсилки, обробка стенограми наради.
За вказівкою керівника секретар повідомляє про результати наради тим особам, які на ньому не були присутні, але яким необхідно знати про його результати.
На невеликих нарадах в обов'язки секретаря може входити сервіровка робочого столу прохолодними напоями і склянками. Встановлювати попільнички та інші курильні приналежності для учасників наради не слід.
7. Роль секретаря в організації прийому відвідувачів
Прийом відвідувачів можна розділити на три види: прийом співробітників свого установи по поточним справам; прийом представників інших організацій, у тому числі делегацій; прийом відвідувачів з особистих питань.
Секретар зобов'язаний подбати про те, щоб на дверях приймальні була вивішена табличка із зазначенням днів і часу прийому відвідувачів; вести облік відвідувачів і контролювати виконання прийнятих в ході прийому рішень; стежити за черговістю прийому і часом бесіди.
Запис на прийом краще проводити попередньо, роблячи відповідні записи у журналі прийому відвідувачів.
Секретар повинен пам'ятати, що відвідувач будь-якого рангу без винятку може входити до кабінету керівника тільки після доповіді секретаря. Про представників вищестоящих організацій секретар доповідає особисто. Попросивши відвідувача почекати, він входить в кабінет керівника і повідомляє про відвідувача, що очікує прийому. При цьому бажано назвати прізвище, ім'я, по батькові, посада відвідувача і питання, по якому він прибув. Секретар може доповісти керівнику про відвідувача за допомогою переговорного пристрою і, отримавши згоду на прийом, пропонує відвідувачу пройти в кабінет. Неприпустимо запрошувати до кабінету керівника відвідувача в верхньому одязі.
Якщо відвідувач прийшов без попередньої домовленості, то секретар має право самостійно вирішити, доповісти про нього керівнику негайно або записати на прийом.
У разі відмови секретар називає відвідувачу точну дату і час, коли його прий...
