align="justify"> Джерелом цих перешкод є невірне побудова тексту службового документа, невідповідну розташування його частин. Важливо, щоб кожен аспект змісту займав певне місце в логічній структурі документа і не збігався з іншим аспектом. Недотримання даної умови призводить до довгих введенням і складним системам мотивувань.
Наприклад, оскільки у формулярі документа відведено спеціальне місце для заголовка, немає необхідності починати виклад документа з того, що вже сказано в заголовку.
Не слід вказувати найменування підприємства поруч з посадою особи, яка підписує документ, оскільки це вже вказано на бланку або в прямокутному штампі, проставлених на документі.
Часто в службових документах інформація, місце якої в додатку, потрапляє цілком в сам документ. Таким чином, подібні листи займають декілька сторінок. Інформація, яка не може бути виражена в жанрі листа, повинна скласти зміст додатку до нього. p align="justify"> Граматичні перешкоди. Орфографія і пунктуація повинні в цілому строго відповідати нині діючими правилами. Разом з тим, при підготовці службових документів допускаються відхилення від загальнолітературних норм мови, що припустимо тільки в окремих видах документів. p align="justify"> Наприклад, пряма мова, як правило, вже не вживається в протоколах, використовується непряма мова, а частіше варіант прямої мови без лапок.
Особливі труднощі викликають випадки з вживанням назв підприємств, організацій, установ. Допускаються помилки при написанні скорочених найменувань. Слід пам'ятати, що скорочувати назви організацій довільно не можна. p align="justify"> Семантичні перешкоди. Основна кількість перешкод в службових документах відноситься до групи семантичних. Семантичні перешкоди можна кваліфікувати таким чином:
. неправильне використання слів і термінів:
а) недостатня грамотність деяких адресатів. Наприклад: В«... відзначити хороший стан вул. Вітебське шосе з присудженням їй грошової премії 200 грн В»;
б) неправильне використання загальноприйнятих термінів. Наприклад: В«... частково доставлені заготовки зубчастих коліс не мають маркування та свідків. Прошу вжити заходів до забезпечення В»(помилка -В« свідки В»замістьВ« зразки-свідки В»);
в) прагнення надати словами велику значимість призводить до різноманітних стилістичним помилок. Наприклад: В«... наказую дозволити запрошення для читання лекцій одного або двох фахівців В».
г) вживання віддієслівних іменників із закінченням-аніє,-ение, що додають мови яскраво виражений канцелярський характер. Наприклад: недоотримання, недовиконання, недоперевиполненіе. З наказу: В«... за допущені грубі по...
