й документ має юридичну силу, коли його правова функція доповнюється відповідним складом і розташуванням реквізитів, відповідними зовнішніми ознаками, тимчасовими і територіальними кордонами і об'єктами його дії.
Реквізит (лат. requisitum - потрібне, необхідне) - сукупність обов'язкових даних, без яких діловий документ не може бути підставою для обліку й не має юридичної сили. Це обов'язкові дані, встановлені законом або положеннями для ділових документів. Відсутність хоча б одного з реквізитів позбавляє його держателя можливості використовувати документ за призначенням. До числа найважливіших реквізитів ділових документів належать: установа-автор (як правило, вказується на бланку), вид документа (наказ, акт, службова записка, заява тощо), адресат, підпис, печатка, дата і ін
Наведемо коротку характеристику основних видів ділових документів.
Організаційно-правові документи містять правила, норми, положення, що встановлюють статус організації, її компетенцію, структуру, штатну чисельність, і посадовий склад, функціональний зміст діяльності в цілому, її підрозділів і працівників, їх права, обов'язки , відповідальність та інші аспекти. Організаційно-правові документи містять положення, строго обов'язкові для виконання, вони реалізують норми адміністративного права і є правовою основою діяльності установи. Ці документи в обов'язковому порядку проходять процедуру затвердження уповноваженим на це органом - вищестоящою організацією, керівником цієї організації чи її колегіальним органом (наприклад, зборами акціонерів або радою директорів) або керівником структурного підрозділу - залежно від виду та різновиду організаційно-правового документа.
Планова документація. Планові документи відображають результати планування і зазвичай мають наступні назви: план; перспективний план; програма; графік; схема; генеральна схема. Особливість планових документів - вони завжди складаються на будь-який певний термін, наприклад, на п'ять років, рік, квартал тощо
Розпорядча документація. Основне призначення розпорядчих документів - регулювання діяльності, що дозволяє органу управління забезпечувати реалізацію поставлених перед ними завдань, отримувати максимальний ефект від своєї діяльності та діяльності організацій, що входять до його систему. Розпорядчі документи, що діють в рамках окремої організації, установи, підприємства, фірми і т. п., с. погляду порядку прийняття рішень діляться на дві групи: 1) документи, що приймаються колегіально. Наприклад, постанови і рішення, прийняті небудь колективним органом (радою, дирекцією, правлінням, ректоратом і т. п.: 2) документи, прийняті в умовах одноосібного прийняття рішень. Наприклад, наказ генерального директора, розпорядження ректора і т. п.
Довідково-інформаційна та довідково-аналітична документація. Довідково-інформаційні та довідко...
