p>
зменшення швидкості пошуку документів;
виняток втрати документів;
введення автоматизованої спеціалізованої звітності.
Якщо мета - збільшення прибутку оптимізацією контролю бізнес- процесів організації, то завданнями можуть бути:
створення структурованого реєстру документації відповідно до номенклатури справ організації;
скорочення термінів узгодження документів;
забезпечення прозорості документопотока;
забезпечити контрольованість етапів роботи з документами;
підвищення виконавської дисципліни за рахунок спеціалізованої звітності;
введення електронного ознайомлення з документами під розпис;
автоматизація виконання резолюцій і доручень по документах;
підвищення ефективності корпоративного управління за всіх вертикалях влади;
підвищення рівня інформаційної безпеки за рахунок механізмів ЕЦП та аудиту системних подій;
надання керівництву гнучкого аналітичного інструменту для отримання інформації про якість роботи з документами;
забезпечення поширення корпоративних стандартів та їх неухильне дотримання.
оптимізація бізнес-процесів і автоматизація механізму їхнього виконання і контролю.
Слід виділити також технологічний критерій: наскільки підходить комп'ютерне обладнання, інформаційні мережі для впровадження обраної системи електронного документообігу, відповідає набору функцій вимогам підприємства. Крім того, слід з'ясувати, конфліктує дана система з вже наявним програмним забезпеченням або можлива повна інтеграція. Складові технологічного критерію вибору СЕД, таким чином, це:
Поширеність системи електронного документообігу на регіональному ринку;
Можливість інтеграції системи електронного документообігу з системами домінуючими на регіональному ринку;
Інтегрованість з наявними ліцензійними продуктами Microsoft, Windows;
Можливість роботи як по оптоволоконної мережі, так і по супутниковому;
Доступ з мобільного комп'ютерного обладнання: ноутбука, смартфо? на, iPad, iPhone;
Можливість реплікації даних;
Крім того, слід враховувати людський фактор при виборі СЕД, у тому числі:
Консерватизм персоналу, небажання переобучаться;
Низька освіченість, комп'ютерна безграмотність працівників;
Боязнь прозорості власної діяльності для керівництва;
Синдром службовця «радянського типу», тобто небажання безпосередньо працювати з комп'ютером;
Часті зміни структури підприємства;
Низька формалізація бізнес-процесів;
Наявність традиційного документообігу у постійних бізнес- партнерів.
Слід виділити критерій надійності при виборі системи електронного документообігу. Основними вимогами до забезпечення безпеки систем електронного документообігу є:
Забезпечення стабільності технічного комплексу об'єкта інформатизації;
Генерація та підтримка ізольованою програмного середовища;
Висока освіченість, комп'ютерна грамотність працівників;
Контроль та підтримка стабільності електронного середовища існування електронних документів;
Вбудоване межсетевое екранування;
Забезпечення схоронності документів;
Можливість швидкого відновлення даних;
Аудит системних подій;
Розмежування прав доступу;
Забезпечення захисту доступу;
Вбудована криптографічний захист;
Протоколювання дій користувачів;
Забезпечення юридичної значимості електронного документа;
Аутентифікація користувачів і поділ доступу;
Забезпечення захисту від доступу немає авторизованих користувачів;
Шифрування даних;
Автоматичне резервне копіювання бази даних;
Вбудована електронно-цифровий підпис.
Облік фінансових ресурсів підприємства для введення системи електронного документообігу також слід віднести до критеріям відбору СЕД. При розрахунку тотальної вартості системи слід звернути увагу на наступне:
Фактор «Ціна - якість», тобто відповідність функціонала вар...
