тості;
Наявність регіонального центру обслуговування;
Можливість нарощувати масштаб системи при розширенні функціоналу, під його бізнес-процеси і завдання силами ІТ-спеціалістів замовника, без залучення вендора.
Можливість зміни системи під бізнес-процеси організації силами фахівців замовника.
Інформаційні менеджери виділяють при виборі системи електронного документообігу як критерій рівень зрілості підприємства щодо організації електронного документообігу.
Якщо в компанії немає розуміння необхідності організації роботи з документами по всій вертикалі підприємства, а також співробітники не мають досвіду і кваліфікації роботи з комп'ютером, то треба підняти цей рівень перед впровадженням СЕД.
Усвідомлення необхідності вдосконалення роботи з документами є початковим рівнем зрілості готовності організації до введення СЕД.
На жаль, діяльність по оптимізації документообігу ведеться без чіткого планування службою діловодства. Будь-які зміни процесу документування відбуваються за запитом начальства без внесення їх до нормативних актів. В даному випадку доцільним буде поступове введення СЕД (одного-двох найбільш важливих модуля для автоматизації роботи з документами на обмеженій кількості робочих місць).
Наступні рівні зрілості, готовності організації до введення системи електронного документообігу характеризуються прописаними процедурами вдосконалення документообігу, навченим персоналом, усвідомленням необхідності змін організації роботи з документами по всій вертикалі підприємства. У даних підприємствах можливий введення повномасштабної СЕД, відповідний вимогам бізнес-процесів.
Критерієм для вибору постачальника СЕД стане перегляд презентації системи, можливість попрацювати з демоверсією, відгуки користувачів даного програмного забезпечення.
Крім того, треба розглядати вимоги до зберігання інформації в СЕД.
Що стосується критерію обсягу зберігається інформації, то якщо потрібно забезпечити зберігання мільярдів об'єктів і сотень терабайт, необхідно вибрати систему, що підтримує ієрархічне структурне зберігання (HSM - Hierarchal Storage Management). Ця технологія дозволяє зберігати найбільш часто використовувані дані на швидких і дорогих носіях, у той час як малозначима інформація автоматично переноситься на дешеві носії з меншою працездатністю.
Критерій наявності архіву великого обсягу на паперових носіях, вимагає системи з вбудованим модулем, з підсистемами масового введення документів. Тоді як необхідність специфічних форматів зберігання документів, у тому числі зображень документів, великомасштабних креслень і інша інженерно-конструкторська документація робить затребуваними системи з вбудованим графічним модулем 2- D або 3 D.
Таким чином, ми можемо назвати такі критерії вибору СЕД для організації чи підприємства: відповідність цілям і завданням організації; технологічний критерій, критерій підготовленості персоналу до впровадження СЕД, критерій надійності СЕД, критерій урахування фінансових можливостей організації; рівень готовності підприємства до введення СЕД, критерій вибору постачальника СЕД, критерій обсягу зберігання інформації і наявності архіву. Тобто організація при виборі підходящої системи електронного документообігу повинна враховувати всі названі критерії. Причому даними набором справа не обмежується, оскільки наука і практика не стоїть на місці, з'являються нові реалії і обставини.
2.2 Проблема вибору система електронного документообігу на підприємствах малого та середнього бізнесу
Основними російськими тенденціями початку третього тисячоліття став безпаперовий технологічний бум у всіх сферах людської життєдіяльності та адміністративні реформи, що відбуваються в роботі державних органів та підприємств усіх видів власності. Сьогодні системи електронного документообігу діють у всіх урядових і державні організаціях. Інакше кажучи, великі корпорації і державні установи визначилися з вибором платформ і системних інтеграторів. Зросла готовність у всіх групах населення Росії до сприйняття комп'ютерних технологій. Одним з напрямків реалізації даного явища в малих і середніх підприємствах стає розвиток системи електронного документообігу, стандартів діловодства та документообігу.
У багатьох невеликих організаціях виникає проблема систематизації, обробки і безпечного зберігання значних обсягів інформації. Вимога силових структур РФ про дотримання законності у збереженні інформаційних ресурсів призвело до зростання ролі діловодного документообігу. Треба відзначити, що крім спеціалізованого документообігу, пов'язаного з документуванням специфічних функцій діяльності пі...
